Truyền thông sự kiện là một quy trình gần như không thể thiếu cho hầu hết các sự kiện ngày nay, kể cả những chương trình có quy mô nhỏ cũng cần đẩy tương tác.
Một chương trình diễn ra cần phải có truyền thông sự kiện để có thể đạt được hiệu quả tiếp cận khách mời. Đây chính là một chuỗi hoạt động đóng vai trò quảng bá chương trình cũng như thương hiệu tới nhiều đối tượng hơn.
Có thể nói truyền thông sự kiện là yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của buổi lễ. Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này nhé!
Truyền thông sự kiện là gì?
Truyền thông sự kiện (event communication) là chiến dịch nhằm quảng bá hình ảnh, thông tin của chương trình đến với nhiều đối tượng khách hàng.
Không những vậy, truyền thông sự kiện còn đóng vai trò mở rộng phạm vi công chúng kể cả những người không tham gia chương trình nhưng vẫn gây được ấn tượng về chất lượng hình ảnh, nội dung cả trước và sau khi kết thúc sự kiện.
Ý nghĩa của truyền thông sự kiện?
Truyền thông tổ chức sự kiện chính là công cụ giúp quảng bá hình ảnh chương trình của nhà tổ chức tới nhiều đối tượng công chúng, kích thích sự tò mò và thu hút người tham dự hơn khi sự kiện chưa diễn ra.
Truyền thông trước sự kiện mang lại lợi ích gì?
Đối với đơn vị tổ chức, truyền thông trước sự kiện mang ý nghĩa thông báo đến khách hàng và khán giả, giúp họ biết về sự có mặt của thương hiệu đó trên thị trường, đồng thời còn tạo sự tò mò và mong muốn tham gia chương trình.
Ngoài ra, truyền thông trước sự kiện cũng chính là bước đầu để bạn hình thành nên những chiến lược truyền thông sau đó và mang lại hiệu quả cao.
Truyền thông sau sự kiện mang lại lợi ích gì?
Đa số các đơn vị tổ chức chương trình thường chú trọng vào truyền thông trước và trong sự kiện nhưng lại bỏ qua giai đoạn truyền thông sau sự kiện hoặc chỉ đơn thuần là một vài chiến dịch tri ân các khách mời đã tham dự buổi lễ.
Thực tế, truyền thông sau sự kiện đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp lâu dài như:
- Lan toả hình ảnh, thông điệp chương trình tới những khách hàng đã bỏ lỡ sự kiện.
- Giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu tới nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng mới nhờ gây ấn tượng bằng chất lượng chương trình.
- Truyền thông sau sự kiện còn giúp gợi nhắc và đánh dấu cột mốc quan trọng của công ty nói riêng,các đối tác tham dự nói chung.
- Một sự kiện thành công, khi được chạy truyền thông rộng rãi sẽ góp phần định vị thương hiệu trong mắt của công chúng.
Các bước xây dựng truyền thông cho sự kiện
Bạn cho rằng việc truyền thông cho sự kiện là điều không dễ dàng? Đừng lo! Qua các bước xây dựng truyền thông sự kiện dưới đây, sẽ giúp bạn tự tin có thể lên kế hoạch quảng bá một cách đơn giản nhưng lại hiệu quả.
Lộ trình 1: Truyền thông trước sự kiện
- Xác định mục tiêu sự kiện
Trước khi bắt đầu lên kế hoạch truyền thông cho chương trình, đơn vị tổ chức cần xác định mục đích của buổi lễ là gì? Nếu là chương trình mang ý nghĩa gây quỹ/từ thiện thì sẽ có những định hướng truyền thông phù hợp với tính chất buổi lễ.
Ngược lại, nếu sự kiện có quy mô lớn và thu lợi nhuận từ việc bán vé thì sẽ có những phương pháp đo lường hiệu quả của buổi lễ và những chiến lược truyền thông sự kiện sao cho lượng vé được bán ra nhiều nhất.
- Lựa chọn kênh truyền thông
Việc lựa chọn kênh truyền thông cho sự kiện phụ thuộc đa số vào đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Đơn vị tổ chức có thể chọn phương án sử dụng nhiều kênh cùng lúc để mở rộng phạm vi người tham dự.
- Tạo lịch sự kiện trên fanpage doanh nghiệp
Đây là cách cập nhật các thông tin tổng quát về chương trình, lịch trình, thời gian, địa điểm sự kiện diễn ra cũng như là visual buổi lễ. Nhằm thông báo các thông tin cơ bản cần thiết nhất đến công chúng.
- Tạo “điểm nhấn” truyền thông
Để tạo được sự thu hút truyền thông trước sự kiện thì không thể không đăng tải nội dung lên fanpage của đơn vị tổ chức để câu tương tác, quảng bá chương trình tới khách hàng.
Vậy nhằm tạo “điểm nhấn” truyền thông thì nếu sự kiện có các khách mời đặc biệt, KOL, ca sĩ,… thì hãy tạo các minigame dự đoán những nhân vật bí ẩn đó để tăng tương tác fanpage đơn vị.
Ngoài ra, cũng có thể đẩy mạnh truyền thông cho chương trình bằng việt tung trailer sự kiện, tạo sự gấp gáp bằng vé early bird đối với những buổi lễ bán vé, đến ngược ngày diễn ra,…
Bên cạnh đó, hợp tác với các kênh báo chí để góp phần quảng bá hình ảnh sự kiện tới nhiều người xem hơn, hơn thế nữa thương hiệu nào cũng muốn được xuất hiện trên báo chí, các kênh truyền thông đại chúng.
- Gửi email tới các đối tác, nhà tài trợ tiềm năng
Tuy hình thức này không còn xa lạ với chúng ta nhưng vẫn mang lại hiệu quả tiếp cận khách hàng, cũng như thể hiện sự trân trọng của doanh nghiệp với họ trong những cột mốc quan trọng.
Lộ trình 2: Truyền thông trong sự kiện
- Cung cấp nội dung “tươi sống”
Nội dung “tươi sống” chính là những thông tin nóng hổi đang diễn ra tại sự kiện. Người tổ chức sự kiện có thể lựa chọn livestream toàn bộ buổi lễ hoặc chỉ chia sẻ những phần quan trọng của chương trình đó dưới dạng short video, hình ảnh, story.
Ngoài ra, bạn cũng chớ nên bỏ qua việc sử dụng hashtag dưới các bài viết đấy, bởi đây là cách không chỉ giúp những người quan tâm sự kiện có thể theo dõi các nội dung liên quan chi tiết hơn, cũng như đóng vai trò là câu “slogan” cho doanh nghiệp, tạo nên chất riêng và độc quyền chỉ có trong sự kiện của đơn vị tổ chức đấy.
- Tạo tương tác với người xem trực tiếp
Bạn có thể tạo các câu hỏi hoặc poll vote trên fanpage giúp mọi người dù không thể có mặt tại sự kiện nhưng cũng có thể tham gia đóng góp một phần vào chương trình. Hình thức này tạo sự lan toả, kết nối với nhiều đối tượng khách hàng hơn.
Lộ trình 3: Truyền thông sau sự kiện
Mặc dù đã kết thúc chương trình nhưng bạn hãy tiếp tục tương tác với người dùng qua những chiến lược truyền thông sau sự kiện. Bởi đây là cơ hội cho doanh nghiệp review lại toàn bộ sự kiện và chúc mừng những gì đã đạt được trong buổi lễ.
Ngoài ra việc tạo truyền thông sau khi chương trình kết thúc còn là cơ hội để sự kiện được ghi nhớ lâu hơn, đồng thời tạo nên cảm giác tiếc nuối và mong chờ những cột mốc tiếp theo của đơn vị được tổ chức trong thời gian tới.
Các hoạt động truyền thông chủ yếu trong giai đoạn này thường là đăng tải form feedback của khách hàng tham dự, video, ảnh recap lại toàn bộ sự kiện, tổng hợp các bài báo viết về chương trình,…
Đối với người làm tổ chức sự kiện, chúng ta không nên coi nhẹ việc truyền thông cho chương trình bởi vì trong mọi ngành nghề đều cần có quảng cáo thì mới có thể tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng, tăng độ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.
Nỗ lực truyền thông cần được tập trung nhiều nhất trong giai đoạn trước và trong sự kiện, còn sau sự kiện sẽ là chuỗi hoạt động đóng vai trò tổng kết, gợi nhớ về chương trình. Hi vọng qua bài viết này, bạn có thể xác định cho mình một lộ trình chạy truyền thông sự kiện của chính mình một cách hiệu quả nhé!
BÀI VIẾT MỚI