Kế Hoạch Tổ Chức Year End Party Cho Công Ty Chi Tiết A-Z

Tổ chức Year End Party là hoạt động không thể thiếu của mọi doanh nghiệp vào dịp cuối năm để cùng nhìn lại chặng đường đã đi và tổng kết những khó khăn cùng thành tựu đã đạt được trong năm qua. Vậy bạn đã biết cách tổ chức tiệc Year End Party thật đặc sắc và để lại nhiều dấu ấn đối với khách tham dự? Hãy cùng Truyền Thông Juro tìm hiểu cách để tạo nên một buổi tiệc thật đáng nhớ nhé!

Dịch vụ tổ chức Year End Party chuyên nghiệp – Công Ty TNHH Truyền Thông Juro
Liên hệ hotline 02873.099.555 nhận tư vấn chi tiết!

Liên hệ ngay

Year End Party và mục đích tổ chức Year End Party

Year End Party là gì?

Tổ chức Year End Party từ lâu đã trở thành nét văn hóa của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Year End Party là buổi tiệc được các doanh nghiệp tổ chức thường niên vào dịp cuối năm, còn được gọi là tiệc tất niên. Mỗi buổi tiệc cuối năm đều thể hiện được những giá trị riêng, in đậm dấu ấn thương hiệu và phong cách của chính doanh nghiệp.

Tổ chức Year End Party nhằm mục đích gì?

Với mục đích gửi lời tri ân đến những cá nhân, tổ chức đã có sự cống hiến và hợp tác với doanh nghiệp trong năm vừa qua, Year End Party còn là dịp để toàn thể nhân sự công ty được “giải lao” sau một năm đầy nỗ lực. Bên cạnh đó, tiệc tất niên công ty còn là sự kiện để toàn thể nhân viên trong công ty được nhìn lại chặng đường họ đã đi, tổng kết lại thành quả trong cả năm qua, vinh danh những cá nhân xuất sắc và hướng đến những mục tiêu trong tương lai.

Cách lập kế hoạch tổ chức tiệc Year End Party chi tiết

Xây dựng kế hoạch tổ chức Year End Party là giai đoạn rất quan trọng trước khi bắt đầu sự kiện và đây cũng chính là yếu tố có thể quyết định sự thành bại của buổi tiệc. Bạn nên bắt đầu xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện trước 2 – 3 tuần để có sự chuẩn bị chu đáo và đưa ra những phương án dự phòng kịp thời.

Chọn concept chương trình Year End Party

Bất cứ sự kiện nào cũng cần một chủ đề (concept) thể hiện khái quát nội dung được diễn ra trong chương trình. Chủ đề cũng chính là nền tảng để đơn vị tổ chức xây dựng kịch bản và lên ý tưởng khi bắt tay vào tổ chức tiệc Year End Party.

Thêm vào đó, concept Year End Party phải được thể hiện xuyên suốt chương trình từ hình thức cho đến nội dung. Tất cả mọi thứ từ các vật liệu trang trí, không gian, sân khấu, hoạt động truyền thông trước và sau khi sự kiện diễn ra, quà tặng, các tiết mục văn nghệ… đều nên đi theo một chủ đề chính của sự kiện.

Xem thêm: Top 5 Concept tổ chức Year End Party, chủ đề tiệc tất niên độc đáo

Xác định ý tưởng tổ chức sự kiện Year End Party

Điều cốt lõi tạo nên buổi tiệc ấn tượng chính là một ý tưởng độc đáo. Tùy theo từng năm mà doanh nghiệp có thể xây dựng concept và lên ý tưởng cho phù hợp với bữa tiệc. Không cần quá cầu kỳ, phức tạp và tốn kém, ý tưởng tổ chức Year End Party nên cần có yếu tố mới lạ, sự chỉnh chu và tạo được cảm giác hứng thú cho người tham gia.

Để có một buổi tiệc cuối năm thật ấn tượng, xu hướng của nhiều doanh nghiệp là lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín bên ngoài. Với kinh nghiệm vốn có, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề xoay quanh tổ chức tiệc Year End Party và tạo nên một buổi tiệc ấn tượng.

Lập danh sách khách mời cho buổi tiệc

Trước khi bắt đầu xây dựng kế hoạch chi tiết, bạn cần lập danh sách khách mời tham dự để có thể xác định quy mô của buổi tiệc. Ban tổ chức sự kiện Year End Party nên thực hiện khảo sát để biết chính xác số lượng khách mời chắc chắn tham dự để có thể đảm bảo kế hoạch của sự kiện diễn ra đúng trình tự, lựa chọn địa điểm và đưa ra mức ngân sách hợp lý.

Việc nắm rõ số lượng khách mời tham dự giúp ban tổ chức có thể kiểm soát, phân bố bàn tiệc khách mời VIP, đối tác, khách hàng và nhân sự… Một số thông tin khách mời cần khảo sát như: Họ tên, địa chỉ, chức danh, thông tin liên hệ.

Chọn địa điểm và thời gian tổ chức Year End Party

Lựa chọn địa điểm tổ chức Year End Party

Sau khi có được danh sách khách mời tham dự, ban tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô sự kiện. Tùy theo chủ đề và số lượng người khách mời mà ban tổ chức có thể chọn địa điểm tổ chức tại không gian ngoài trời hoặc hội trường, phòng hội nghị…

Một địa điểm tổ chức Year End Party cần đáp ứng được những tiêu chí sau:

• Thuận tiện đi lại, không quá xa trung tâm.
• Không gian phù hợp với chủ đề và triển khai ý tưởng tổ chức.
• Địa điểm đáp ứng được số lượng người tham dự.
• Bãi giữ xe rộng rãi.

Thời gian tổ chức Year End Party

Nên ưu tiên tổ chức tiệc Year End Party vào cuối tuần vì đây là thời điểm thuận tiện cho mọi khách mời tham dự. Ban tổ chức cũng nên lựa chọn những khung giờ phù hợp, tránh tổ chức vào thời điểm quá sớm hoặc quá muộn.

Lựa chọn thực đơn món ăn trong buổi Year End Party

Year End Party Menu luôn là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến chi chi phí của doanh nghiệp khi đầu tư vào chương trình tiệc cuối năm.

Và để tiết kiệm chi phí trong phần thực đơn món ăn, chúng ta có thể áp dụng một số biện pháp như sau:

• Món khai vị nhẹ có thành phần rau củ.
• Món chính sẽ có bao gồm các món thịt (gà, vịt, bò, heo).
• Món no lâu (cơm chiên, mì xào, lẩu,…).
• Món tráng miệng trái cây hoặc rau câu.

Ngoài những tiêu chí lựa chọn phổ biến này thì doanh nghiệp còn cần phải chú ý đến đối tượng khách mời để chọn ra những món ăn phù hợp nhất nhé.

Xác định MC cho chương trình Year End Party

MC là người sẽ thay mặt doanh nghiệp để truyền đạt những thông tin quan trọng có trong buổi lễ, thế nên việc lựa chọn MC dẫn chương trình Year End Party sẽ cần phải thực hiện cẩn thận để tăng thêm sự thành công cho sự kiện.

Không chỉ thế, người dẫn chương trình Year End Party còn cần phải có kinh nghiệm, sự duyên dáng khi dẫn dắt chương trình và khả năng ứng biến trong từng tình huống có thể xảy ra tại khu vực sân khấu.

Xây dựng kịch bản tổ chức Year End Party

Để có thể truyền tải hết những thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm, thể hiện được phút giây bồi hồi dịp cuối năm và sự bùng cháy sẵn sàng cho năm mới thì kịch bản tổ chức Year End Party phải thật ấn tượng.

Kịch bản sẽ là nơi thể hiện chi tiết nội dung của chương trình và đi kèm là nhân sự thực hiện (các tiết mục diễn ra trong sự kiện, thời gian thực hiện, trang thiết bị, nhân sự…).

Kịch bản chương trình Year End Party càng chi tiết giúp ban tổ chức có thể dễ dàng kiểm soát thời lượng và quản lý chương trình một cách chặt chẽ hơn.

Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch sự kiện Year End Party

Sau khi đã có đầy đủ những “khởi động” cần thiết trước khi sự kiện diễn ra thì doanh nghiệp và đơn vị hỗ dịch vụ trong sự kiện cần phải kiểm duyệt lại chương trình để có những phương án điều chỉnh kịp thời.

Lý do Juro bỏ phần này vào bảng kế hoạch vì nó rất quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của chương trình sự kiện nhưng lại dễ dàng bị bỏ qua.

Một số ý tưởng tổ chức tiệc Year End Party hay và độc đáo nhất

Một trong những điều khó khăn nhất khi có ý định tổ chức sự kiện chính là phát thảo được ý tưởng mới mẻ cho chương trình trở nên cuốn hút và thú vị.

Do đó, Juro sẽ gợi ý đến bạn một số ý tưởng tổ chức tiệc YEP độc đáo sau đây để áp dụng nhanh chóng vào dự án của doanh nghiệp đấy nhé.

Tổ chức Year End Party kết hợp team building

Đây là hình thức du lịch kết hợp với tiệc cuối năm rất được ưa chuộng dạo gần đây. Hình thức sự kiện Year End Party này sẽ giúp tối ưu kinh phí khi tổ chức sự kiện và giúp doanh nghiệp có sự đoàn kết nội bộ bền vững.

Bên cạnh các ưu điểm về kinh phí và sức mạnh nội bộ thì hình thức tổ chức tiệc cuối năm này sẽ phụ thuộc nhiều vào yếu tố sức khỏe, số lượng người tham gia và lựa chọn địa điểm cũng như nội dung thú vị dành cho khách mời,… vậy nên doanh nghiệp cần phải cân nhắc kỹ trước khi thực hiện.

Tổ chức liveshow cho sự kiện Year End Party

Tại đây khách mời sẽ được tự do trình diễn các tiết mục đã chuẩn bị trước ngay trên sân khấu và nhận giải thưởng nếu phần trình diễn ấy ấn tượng.

Đây là điểm nhận của một chương trình sự kiện cuối năm nền cần đầu tư cẩn thận về chất lượng âm thanh, ánh sáng và đội đánh nhạc có kinh nghiệm cao để đem lại không gian ấn tượng cho người ngồi phía dưới.

Tổ chức cuộc thi cuối năm cho công ty

Thi thố luôn là những dạng nội dung thu hút được nhiều sự chú ý của mọi người bởi vì khi thắng cuộc họ sẽ nhận được những phần quà giá trị đến từ ban tổ chức.

Để hình thành nội dung cho sự kiện cuối năm với những trò chơi thi đua, ban tổ chức cần phải xây dựng kịch bản và thể lệ trò chơi thật chi tiết và rõ ràng để mọi người có thể nắm rõ và thực hiện tốt phần thi của mình.

Tổ chức tiệc Year End Party kết hợp vinh danh

Đây là một trong những loại hình sự kiện thường gặp nhất ở các doanh nghiệp lớn sở hữu đông đảo các nhà bán lẻ trải dài trên toàn quốc. Mục đích thực hiện chương trình vinh danh là để doanh nghiệp có thể khen thưởng và tuyên dương những cá nhân có thành tích hoạt động xuất sắc nhất.

Sự kiện này thường mang tính nội bộ và cần phải công tâm để có thể làm hài lòng được hầu hết khách tham dự sự kiện, tạo sự gắn kết chặt chẽ giữa các nhà bán.

Year End Party được tổ chức theo hình thức hóa trang

Đây là hình thức sự kiện cuối năm khá mới tại Việt Nam và chắc chắn sẽ gây được tiếng vang nếu doanh nghiệp xây dựng chương trình logic.

Cũng như tổ chức sự kiện kết hợp với team building, ý tưởng sự kiện này cũng phụ thuộc nhiều vào số lượng khách tham dự và độ “chơi” của từng đối tượng được mời.

Mẫu timeline, kịch bản tổ chức sự kiện Year End Party

Nếu bạn chưa biết phải làm một timeline chương trình Year End Party chi tiết cho một sự kiện như thế nào thì đây sẽ là một bản mẫu gợi ý mà bạn có thể tham khảo.

Những lưu ý khi tổ chức Year End Party cho công ty

Tổ chức sự kiện Year End Party là một trong những sự kiện rất quan trọng trong năm của công ty. Do đó, để đảm bảo chương trình được diễn ra trọn vẹn, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Xây dựng kịch bản chương trình ngắn gọn, đủ ý và nên bắt đầu chuẩn bị trước 1 tháng.
• Nên có phương án dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra.
• Chú trọng vào việc chọn chủ đề.
• Nên chọn địa điểm tổ chức phù hợp với số lượng người tham dự.
• Nên đầu tư vào việc thiết kế và trang trí trong sự kiện.

Một số câu hỏi về việc tổ chức sự kiện Year End Party

Chi phí thuê dịch vụ tổ chức Year End Party bao nhiêu?

Chi phí tổ chức tiệc Year End Party phụ thuộc vào nhiều yếu tố như thời gian, địa điểm, yêu cầu của buổi tiệc… mà mức chi phí sẽ thay đổi đa dạng. Liên hệ hotline của JURO Production để được tư vấn báo giá trọn gói nhanh chóng.

Tổ chức tiệc Year End Party ở đâu tốt?

Nếu doanh nghiệp có không gian hội trường lớn, tiệc Year End Party có thể được tổ chức trực tiếp tại hội trường của doanh nghiệp. Ngoài ra, các doanh nghiệp công ty khi tổ chức Year End Party có thể chọn địa điểm tổ chức tại các trung tâm tổ chức sự kiện nằm ở các khu vực trung tâm để đảm bảo sự thuận tiện khi đi lại.

Nên tổ chức Year End Party vào lúc nào?

Tùy vào timeline của chương trình dài hay ngắn mà công ty lựa chọn thời gian phù hợp. Với chương trình Year End Party dài nên tổ chức từ sớm đến tối. Các sự kiện Year End Party được tổ chức ngoài trời nên tổ chức lúc chiều muộn để tránh ánh nắng mặt trời.

Dịch vụ tổ chức tiệc Year End Party cho công ty trọn gói TPHCM – Truyền Thông Juro

Truyền Thông Juro là công ty tổ chức sự kiện Year End Party hàng đầu thành phố Hồ Chí Minh. Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực event cùng đội ngũ nhân sự trẻ, tràn đầy nhiệt huyết và sự sáng tạo, JURO tự tin có thể mang đến khách hàng những buổi tiệc Year End Party với phong cách ấn tượng, độc lạ.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến tổ chức sự kiện. JURO đồng hành cùng quý khách với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói:

• Sẵn sàng giải đáp và tư vấn cho khách hàng những giải pháp tối ưu nhất.
• Lên ý tưởng và chủ đề phù hợp với nhu cầu khách hàng.
• Xây dựng kịch bản chi tiết và mang đến yếu tố mới lạ, tạo ấn tượng cho khách mời.
• Trang thiết bị hiện đại, hệ thống âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp.
• Hỗ trợ thuê MC chuyên nghiệp và lồng ghép nhiều tiết mục đặc sắc trong chương trình.

Một số hình ảnh trong các buổi tiệc Year End Party được tổ chức bởi Juro

Tổ chức Year End Party sẽ không còn là vấn đề quá khó khăn nếu bạn biết đến những dịch vụ tổ chức sự kiện bên ngoài. Buổi tiệc cuối năm là thời điểm để tất cả nhân sự trong công ty được ngồi bên nhau, cùng nhìn lại những gì đã trải qua và hướng về những điều mới trong tương lai. Hãy để Truyền Thông Juro biến khoảnh khắc Year End Party của bạn trở nên thật ấn tượng và đáng nhớ nhé!