Tổ chức sự kiện online là gì? Lợi ích của sự kiện online

Hiện nay hình thức tổ chức sự kiện online mùa dịch đã và đang dần dần trở thành xu hướng và sẽ phát triển song song với hình thức tổ chức sự kiện truyền thống. Để thích nghi với trạng thái bình thường mới thì sự kiện trực tuyến chính là giải pháp để các thương hiệu truyền thông và duy trì hình ảnh thương hiệu.

Tổ chức sự kiện online là gì?

Tổ chức sự kiện online là hình thức sự kiện được tổ chức trực tuyến đến đối tượng công chúng thông qua Internet.

Nếu như coi sự kiện online là một giải pháp mùa dịch thì chưa đủ mà nó còn là xu hướng của hiện tại và cả tương lai. Bởi hình thức sự kiện này mang lại những lợi ích đáng kể so với sự kiện truyền thống.

Sự kiện online giúp tăng lượt tiếp cận và phủ sóng với mọi đối tượng có sử dụng mạng xã hội.
Tiết kiệm tối đa chi phí về địa điểm, phương tiện đi lại khi tổ chức một sự kiện truyền thống.
Tăng tương tác cho các nền tảng mạng xã hội của doanh nghiệp.

Trước dịch sự bùng nổ của dịch Covid 19, sự kiện online đã được ứng dụng tại nhiều quốc gia lớn, nhưng chỉ với quy mô nhỏ dành cho những đối tượng công chúng không thể tham gia sự kiện trực tiếp. Cho đến khi mọi sự kiện trực tiếp gián đoạn và ngừng tổ chức bởi dịch bệnh thì sự kiện online lại lên ngôi với nhiều ưu điểm nổi trội như: Kết nối được mọi người trên thế giới trong thời gian ngắn, hạn chế tập trung đông người, tiết kiệm thời gian tổ chức. Để làm được điều đó, tất cả những gì bạn cần là một hệ thống công nghệ hiện đại cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm.

Lợi ích của việc tổ chức sự kiện online

Cho dù làn sóng dịch bệnh đang dần dần qua đi nhưng chúng ta vẫn phải thích nghi với trạng thái bình thường mới là không thể tụ tập đông người thường xuyên như trước đây. Các doanh nghiệp cần phải có những phương án để hạn chế tổ chức những sự kiện có quá nhiều người tham gia. Cách nhanh nhất để giải quyết vấn đề này đó là tổ chức sự kiện trực tuyến. Bên cạnh đó loại hình tổ chức sự kiện này cũng mang lại nhiều lợi ích lớn

Tăng tương tác trên nền tảng mạng xã hội : Sự kiện trực tuyến có thể thu hút được cả lượt xem của những đối tượng không phải công chúng mục tiêu. Tiếp nhận được những ý kiến và phản hồi của khách hàng thông qua lượt bình luận. Phủ sóng bằng hình thức chia sẻ của người xem

Tiết kiệm chi phí: Để tổ chức một sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp bạn chỉ cần thuê một đơn vị agency tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp thực hiện trọn gói từ A-Z mà không cần tốn chi phí cho địa điểm, âm thanh, ánh sáng

Thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng: Như đã phân tích ở trên, sự kiện trực tuyến hoàn toàn có thể tiếp cận được với đối tượng không phải công chúng mục tiêu. Từ đó sẽ có những khách hàng quan tâm đến sản phẩm và trở thành đối tượng khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp

Một kế hoạch từ khái quát đến chi tiết chuyên nghiệp chính là bí quyết tạo nên thành công của sự kiện trực tuyến. Do đó, kinh nghiệm tổ chức sự kiện online chính là lập một kế hoạch thật cẩn thận và chuyên nghiệp:

Thiết lập mục tiêu: Dựa vào nhu cầu và thành phần khách mời tham dự để xác định mục tiêu tổ chức một sự kiện online. Từ đó, việc chọn hình thức tổ chức và nền tảng phát sóng phù hợp sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết.
Kế hoạch khái quát: Trước hết, bạn cần có một kế hoạch khái quát bao gồm nhiều yếu tố từ quy mô sự kiện, số lượng và thành phần khách mời, nhân sự thực hiện đến nội dung chương trình. Bản phác thảo này sẽ giúp bạn bao quát toàn bộ sự kiện trực tuyến sắp diễn ra.
Địa điểm thực hiện: Trên thực tế, sự kiện online không đòi hỏi không gian quá lớn hay cầu kỳ. Tuy nhiên, bạn cần chọn được địa điểm có đủ sức chứa máy móc, thiết bị hỗ trợ cũng như nhân sự thực hiện sự kiện. Tốc độ đường truyền internet cũng là vấn đề đáng quan tâm khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện online.
Kế hoạch chi tiết: Xây dựng một kế hoạch chi tiết cũng như kịch bản sự kiện trực tuyến là vấn đề vô cùng quan trọng. Kịch bản cần đảm bảo hấp dẫn và thu hút mọi người, đồng thời mang một ý nghĩa nhất định. Đặc biệt, nên có kế hoạch ứng phó khi xảy ra rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện trực tuyến.
Truyền thông sự kiện: Truyền thông cũng là bước quan trọng trong kinh nghiệm tổ chức sự kiện online. Truyền thông sự kiện giúp bạn quảng bá rộng rãi hơn từ sự kiện online đến hình ảnh doanh nghiệp. Các trang mạng xã hội hay báo chí, truyền hình là sự lựa chọn hàng đầu để quảng bá sự kiện online.
Triển khai thực hiện: Và cuối cùng, sau khi chuẩn bị đầy đủ kế hoạch bạn có thể tiến hành triển khai tổ chức sự kiện trực tuyến. Đừng quên tổ chức một đội ngũ theo dõi và giám sát toàn bộ sự kiện để nhanh chóng xử lý kịp thời những sự cố phát sinh.

Lưu ý khi tổ chức sự kiện online

Ngoài ra, khi tổ chức sự kiện online bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề sau:

Chọn nền tảng phù hợp: Nên dựa vào tính chất sự kiện, quy mô và thành phần khách mời để lựa chọn nền tảng tổ chức một online events phù hợp.
Chọn trang thiết bị đầy đủ: Lựa chọn và đầu tư trang thiết bị hiện đại và đầy đủ chính là bí quyết thành công của một sự kiện online. Chất lượng âm thanh, hình ảnh và thiết bị hỗ trợ tốt sẽ giúp sự kiện trực tuyến được tiến hành suôn sẻ và tránh tình trạng gián đoạn kết nối khi đang phát sóng.
Kết hợp ghi hình: Việc phát sóng trực tiếp có thể tăng tính chân thực đồng thời cũng kèm nhiều rủi ro tiềm ẩn. Do đó, bạn có thể ghi hình trước và xâu chuỗi những video đó lại để tạo ra những hình ảnh giống như đang phát sóng trực tiếp.

Juroproduction.com – Đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp

Với mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp vẫn thực hiện được các chiến dịch marketing một cách tiết kiệm và an toàn nhất. JURO đã đón đầu công nghệ và thực hiện thành công sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp và quy mô nhất.

Xác định rõ mục tiêu của sự kiện

Mục tiêu của sự kiện là một phần không thể thiếu cho dù bạn tổ chức sự kiện online hay offline. Xác định rõ mục tiêu của sự giúp ekip nhìn rõ được mình nên làm gì để đưa ra một bản kế hoạch và kịch bản chi tiết hơn. Tránh tình trạng “Râu ông nọ cắm cằm bà kia”

Có kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Truyền thông là một bước không thể thiếu kể cả khi sự kiện đã kết thúc. Bên cạnh việc truyền thông trên mạng xã hội, doanh nghiệp có thể gửi Email Marketing đến với khách hàng, tin nhắn SMS, ngoài ra việc sử dụng KOLs cũng là một hình thức PR hiệu quả cho sự kiện

Ekip tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp

Tổ chức sự kiện trực tuyến phải phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ và người chỉ đạo. Chính vì vậy đơn vị Agency cần phải sở hữu một hệ thống trang thiết bị hiện đại. Song song đó, đội ngũ nhân viên cũng cần phải là những người có chuyên môn, kinh nghiệm trong việc xử lý máy móc.

Để sự kiện được diễn ra suôn sẻ thì nên có những buổi chạy chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Bên cạnh đó chuẩn bị sẵn sàng các phương án dự phòng cũng vô cùng cần thiết để tránh các rủi ro có thể xảy ra khi đang tổ chức sự kiện.

JURO hội tụ đủ các yếu tố về nhân sự – trang thiết bị để bạn gửi gắm những sự kiện trực tuyến quan trọng.

Về nhân sự: Đội ngũ nhân sự trẻ với sức sáng tạo và tinh thần nhiệt huyết cùng người điều hành giàu kinh nghiệm dẫn dắt Ekip vận hàng sự kiện 1 cách trơn tru tạo hiệu quả truyền thông tốt.
Về trang thiết bị: Tại JURO hội tụ đầy đủ những trang thiết bị tối tân nhất, đảm bảo cả về phần nghe, phần nhìn và đường truyền Internet ổn định không gây ra hiện tượng mất mạng hay nhiễu sóng.

Tự hào là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện online. JURO cam kết sẽ mang lại những trải nghiệm tốt nhất đến với khách hàng. Giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả truyền thông từ những sự kiện độc đáo nhất.