Tổ chức sự kiện ngoài trời: Kinh nghiệm và những lưu ý

Tổ chức sự kiện ngoài trời hiện là xu hướng được rất nhiều doanh nghiệp, đơn vị ưa chuộng. Sự kiện diễn ra ngoài trời thường tận dụng được vẻ đẹp của thiên nhiên, không gian tổ chức thoáng mát, rộng rãi sẽ giúp sự kiện của bạn trở nên độc đáo và ấn tượng hơn. Hãy cùng JURO tham khảo bài viết sau đây để tìm hiểu thêm về kinh nghiệm cũng như những vấn đề lưu ý trước khi quyết định tổ chức sự kiện ngoài trời bạn nhé!

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời thành công và hiệu quả

Địa điểm và ngày giờ tổ chức sự kiện

Khi đã quyết định tổ chức sự kiện ngoài trời thì chắc chắn ban tổ chức đã xác định phụ thuộc vào yếu tố thời tiết. Nếu bạn biết lựa chọn đúng khung giờ đúng thời tiết và thời điểm thì chắc chắn sự kiện của bạn sẽ trở nên tuyệt vời. Tuy nhiên, chỉ cần một cơn mưa thoáng qua cũng có thể đẩy sự kiện của bạn vào tình trạng bối rối đấy.

Chính vì thế, nhược điểm của việc tổ chức sự kiện chính là phụ thuộc yếu tố thời tiết và ban tổ chức cần chú ý vào việc lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện, đặc biệt là xem trước dự báo thời tiết.

Song song với thời điểm thì địa điểm tổ chức cũng là vấn đề mà ban tổ chức cần quan tâm. Thông thường, những sự kiện ngoài trời thường ưa chuộng tổ chức tại những địa điểm như bãi biển, sân golf, công viên hay sân vận động… Một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp cần đáp ứng được những vấn đề sau:

• Số lượng khách mời.
• Địa điểm tổ chức sự kiện phải thuận tiện đi lại, đậu xe.
• Diện tích của địa điểm có đáp ứng được quy mô sự kiện.
• Chủ đề của sự kiện có phù hợp với không gian ngoài trời không?

Truyền thông – đưa tin cho sự kiện

Công tác truyền thông sự kiện là một hạng mục không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Để sự kiện của doanh nghiệp được biết đến nhiều hơn thì đây sẽ là điều mà bạn cần làm:

• Liên hệ với các đơn vị truyền thông báo chí đến và sắp xếp khu vực riêng cho họ để đưa tin về sự kiện.
• Gửi thiệp đến từng khách mời tham dự, in tờ rơi, băng rôn hoặc poster quảng cáo…
• Đăng bài truyền thông trên các trang mạng xã hội của doanh nghiệp.
• Chạy quảng cáo trên các trang mạng xã hội.

Thủ tục pháp lý cần có

Để sự kiện có thể diễn ra một cách trọn vẹn, bạn cần phải hoàn thành những thủ tục pháp lý, các loại giấy phép với cấp chính quyền trước khi tiến hành sự kiện. Bên cạnh đó, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cũng cần phải hoàn thiện những chính sách bảo hiểm cần thiết để có hướng giải quyết những rủi ro xảy ra trong sự kiện.

Thiết bị cho sự kiện ngoài trời

Khác với những sự kiện được tổ chức trong hội trường, không gian tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến cảm giác thoáng đãng và cho bạn cơ hội tự do sáng tạo nhiều hơn. Tuy nhiên, nhược điểm khác của việc tổ chức sự kiện ngoài trời chính là không có sẵn các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng. Do đó, để có thể phát huy hết sự sáng tạo, ban tổ chức cần chuẩn bị thiết bị như sau:

• Các vật liệu trang trí và đi thông tin sự kiện đều phải in kích cỡ lớn như backdrop, standee, poster…
• Cần trang bị thêm hệ thống rào chắn để hạn chế các khu vực, nhà bạt, hệ thống giàn cỡ lớn có sức chứa lớn để có phòng trường hợp xảy ra mưa lớn.
• Vì không gian ngoài trời thường rộng hơn và không bị giới hạn âm thanh như trong hội trường nên cần được trang bị dàn âm thanh lớn, âm thanh có thể truyền đi xa. Bên cạnh đó, ban tổ chức cũng phải trang bị hệ thống đèn sân khấu lớn hơn, đèn chiếu sáng và đèn trang trí…
• Để sự kiện trở nên đặc sắc hơn, ban tổ chức cũng cần đầu tư thêm nhiều vật liệu trang trí khác.

Kịch bản và kế hoạch tổ chức sự kiện

Kịch bản và kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được coi như “cột sống”, quyết định sự thành bại của sự kiện. Chính vì thế, ban tổ chức cần xây dựng một kịch bản sự kiện thật đặc sắc, đồng thời phân bố những đầu mục công việc cần thực hiện dựa trên kế hoạch tổ chức. Bên cạnh đó, ban tổ chức cần chú ý những điều sau:

• Nên lồng ghép các tiết mục văn nghệ và minigame xuyên suốt chương trình để tránh tình trạng sự kiện trở nên nhàm chán.
• Đối với những sự kiện của doanh nghiệp cần có bài phát biểu của đại diện công ty.
• Buổi tiệc, thực đơn và những món ăn bên trong sự kiện cũng cần được chú trọng rất nhiều. Ban tổ chức cần lựa chọn những dịch vụ tổ chức tiệc chất lượng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.

Đảm bảo an ninh cho sự kiện ngoài trời

Những nơi tập trung đông người sẽ luôn có những nguy cơ tiềm ẩn. Để đảm bảo chương trình được diễn ra suôn sẻ và hạn chế được những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời, ban tổ chức cần bố trí đội ngũ y tế và an ninh trật tự cho sự kiện, đồng thời thực hiện những biện pháp sau:

• Quan sát tổng thể sự kiện bằng việc bố trí flycam hoặc camera giám sát xung quanh khu vực tổ chức sự kiện.
• Bố trí rào chắn để xác định khu vực tổ chức sự kiện để có thể kiểm soát người vào tham dự sự kiện
• Tạo lối thoát hiểm đề phòng những tình huống rủi ro xảy ra.

Bảng báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời mới nhất

Bên cạnh những vấn đề đã được nêu trên thì chi phí tổ chức sự kiện chính là điều mà hầu hết những doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện quan tâm. Tùy theo quy mô của mỗi sự kiện mà mức chi phí có thể dao động khác nhau.

Để hiểu rõ và được tư vấn chi tiết hơn về mức giá, cũng như chi phí của dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy liên hệ ngay với JURO Production bạn nhé! Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những giải pháp toàn diện cho vấn đề tổ chức sự kiện ngoài trời với mức chi phí hợp lý nhất.

Một số câu hỏi thường gặp về sự kiện ngoài trời

Nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

• Phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời tiết, có thể gặp sự cố khi trời mưa.
• Khó kiểm soát khách mời tham dự, người ngoài có thể dễ dàng trà trộn vào sự kiện.
• Những khu vực tập trung đông người đều có nguy cơ gặp phải những sự cố ngoài ý muốn và khó kiểm soát hơn. Do đó cần được trang bị đội ngũ an ninh nghiêm ngặt hơn.
• Những sự kiện đông đúc có thể dẫn đến trường hợp trẻ em đi lạc, ban tổ chức cũng nên lưu ý vấn đề này và có sự bố trí đội an ninh phù hợp.

Chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời có đắt hơn sự kiện trong nhà không?

Tùy theo quy mô và tính chất mà mỗi sự kiện sẽ có mức chi phí khác nhau. Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có thể rẻ hơn so với hội trường, hội nghị trong nhà nhưng thay vào đó bạn phải chủ động chuẩn bị các thiết bị kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, đèn…

Do đó, để nói mức chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời đắt hơn sự kiện trong nhà là điều không chắc chắn. Nếu bạn vẫn còn những vấn đề thắc mắc liên quan đến chi phí tổ chức sự kiện ngoài trời thì có thể liên hệ với JURO để được tư vấn và báo giá chính xác nhé!

Làm sao để quản lý an ninh khi tổ chức sự kiện ngoài trời?

• Bố trí nhân viên an ninh kiểm tra thường xuyên khu vực tổ chức.
• Có bố trí đội ngũ y tế để xử lý kịp thời nếu xảy ra những tình huống rủi ro.
• Xây dựng kế hoạch dự phòng cho những tình huống bất trắc, có người lạ đột trà trộn hay kẻ gian có ý đồ xấu.
• Trang bị rào chắn và thiết lập khu vực tổ chức sự kiện.

Dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời giàu kinh nghiệm, tiết kiệm chi phí – JURO Production

Tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ là giải pháp tuyệt vời nếu bạn cảm thấy việc tổ chức sự kiện trong hội trường đã trở nên quá nhàm chán. Chỉ cần được tổ chức đúng thời điểm vào một buổi chiều hoàng hôn thật đẹp, chắc chắn sự kiện ngoài trời của bạn sẽ trở nên đặc biệt hơn và mang lại cảm giác mới lạ hơn cho người tham dự.

Điểm cộng lớn nhất của việc tổ chức sự kiện ngoài trời chính là không gian thoáng đãng giúp bạn thoát khỏi sự bí bách và giới hạn không gian của những phòng hội nghị. Thêm vào đó, bạn cũng có thể tận dụng được nguồn ánh sáng tự nhiên, nét đẹp của khung cảnh xung quanh cũng có thể mang lại một không gian thật lộng lẫy và khiến buổi tiệc của bạn trở nên thật đặc biệt.

Với bao dự định và xây dựng một kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời thật đặc sắc, nhưng cuối cùng bạn lại nhận ra vấn đề, tổ chức sự kiện outdoor khó hơn bạn nghĩ rất nhiều. Không chỉ là vấn đề kịch bản và kế hoạch sự kiện, sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự phức tạp và cần đầu tư hơn rất nhiều so với việc tổ chức indoor.

Ngay những lúc như vậy, chắc chắn bạn rất cần một giải pháp cho kế hoạch tổ chức sự kiện ngoài trời và JURO Production chính là lựa chọn thích hợp dành cho bạn. Là đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp hàng đầu thành phố Hồ Chí Minh, JURO tự tin có thể mang đến cho bạn những trải nghiệm mới lạ nhất trong không gian tổ chức sự kiện ngoài trời.

Với nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại thành phố Hồ Chí Minh, JURO luôn được xem là sự lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp vì:

• Đội ngũ nhân sự dày dặn kinh nghiệm và giàu sự sáng tạo sẽ giúp bạn xây những dựng những kịch bản sự kiện thật ấn tượng.
• Tư vấn nhiệt tình cùng với đó là đưa ra những giải pháp tối ưu và tiết kiệm nhất cho khách hàng.
• Hệ thống trang thiết bị tổ chức sự kiện hiện đại và đa dạng.

Để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công cần phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Bên cạnh địa điểm đẹp, thời gian thích hợp thì yếu tố quan trọng nhất vẫn là một đội ngũ chuyên nghiệp có thể vận hành và quản lý, tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp. JURO Production – Dịch vụ tổ chức sự kiện tại TPHCM chuyên nghiệp và uy tín sẽ giúp bạn quên đi gánh nặng về khâu tổ chức. Nhanh tay liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được mức giá ưu đãi nhất nhé!