Tổ chức sự kiện là gì và những lưu ý khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện tại Việt Nam vào cuối năm là giai đoạn phát triển mạnh mẽ. Tiềm năng thị trường kết hợp với xu hướng toàn cầu hứa hẹn những chủ đề tổ chức sự kiện hấp dẫn và đặc biệt. Tuy trước mắt bị đại dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ nhưng đó là cơ hội để các dịch vụ hoạt động và những “người chơi mới” cơ hội để các doanh nghiệp thay đổi mạnh mẽ trong hoạt động và định vị thị trường. JURO Production luôn đưa ra những phương pháp cải tiến mới theo thời đại với mong muốn phục vụ khách hàng hiệu quả nhất!

Tổ chức sự kiện là gì?

Công việc tổ chức sự kiện là sự hợp tác của một cá nhân/doanh nghiệp nào đó với đơn vị tổ chức sự kiện để lên kế hoạch, chuẩn bị, dàn dựng, tổng duyệt, thực thi và nghiệm thu kết quả cuối cùng của một sự kiện.

Cách tổ chức sự kiện

Biết cách tổ chức sự kiện là nắm được các bước tổ chức event. Có 3 giai đoạn tổ chức sự kiện là: trước khi tổ chức, thực thi sự kiện và kết thúc sự kiện.

Giai đoạn 1: 

  • Tìm hiểu về doanh nghiệp/thương hiệu.
  • Lập ngân sách chi tiêu.
  • Lựa chọn đơn vị tổ chức, đội ngũ thực hiện.
  • Quảng bá, gửi thư mời cho khách tham dự.

Giai đoạn 2

  • Đón tiếp khách tham dự và khai mạc.
  • Giám sát, thực thi sự kiện.
  • Phục vụ hoạt động ăn uống, trò chơi chương trình.
  • Truyền tải thông điệp đến người tham dự.

Giai đoạn 3

  • Báo cáo và tổng kết số liệu hậu sự kiện.
  • Báo cáo ngân sách tổ chức.
  • Thống kê điểm mạnh và yếu để cải thiện, phát huy ở sự kiện tiếp theo.

Xu hướng phát triển về nhu cầu tổ chức sự kiện tại Việt Nam

Theo các chuyên gia thì xu thế mới nhất hiện nay là tổ chức sự kiện tại Việt Nam phải có “chủ đề”. Các chủ đề này được thu thập từ các nền văn hóa và mục đích doanh nghiệp khác nhau. Sau đó được chọn lọc lại thành một bố cục tổng thể cho sự kiện.

Theo kết quả khảo sát của Hiệp định thương mại tự do FTA, tổ chức sự kiện là công cụ marketing được sử dụng phổ biến nhất, chỉ đứng sau quảng cáo và nghiên cứu thị trường. Trung bình hàng năm các doanh nghiệp trên thế giới chi hơn 20 tỉ USD cho việc quảng bá sản phẩm và 15 tỉ USD cho việc tổ chức các sự kiện khác nhau như hội nghị khách hàng, lễ giới thiện dự án, trưng bày sản phẩm.

Khi tổ chức sự kiện phải tạo nên một sự kiện mang tính khác biệt cao về sáng tạo và thiết kế. Mục đích là đảm bảo giá trị giải trí lẫn thương mại và mở ra một hướng đi riêng cho các công ty hay doanh nghiệp trong việc nâng cao độ nhận biết thương hiệu, độ am hiểu sản phẩm. Bên cạnh đó còn thu hút số lượng lớn khách hàng tiềm năng trong tương lai.

Tại thị trường Việt Nam, việc tổ chức các sự kiện của các công ty đã thay đổi rõ rệt về chất lượng và số lượng. Ngày càng có nhiều công ty tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp. Bởi họ đã nhận ra việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với hình ảnh thương hiệu của họ.

Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện chủ yếu phục vụ các hoạt động PR, marketing, gia tăng khách hàng, nâng cao uy tín thương hiệu. Đôi khi tổ chức sự kiện nhằm mục đích bán hàng hoặc hội họp, giải trí lễ kỷ niệm, tiệc tân niên, gala dinner. Tổ chức sự kiện được tạo ra chủ yếu để thu hút được sự quan tâm của công chúng và đối tượng mục tiêu sự kiện muốn hướng đến.

Tổ chức sự kiện có vai trò là một công cụ quan trọng trong hoạt động quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Doanh nghiệp tổ chức sự kiện chủ yếu nhằm đánh bóng tên tuổi cho thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ. Qua đó, tiếp cận được khách hàng mục tiêu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả. Ngược lại nếu thất bại, nó sẽ làm giảm giá trị thương hiệu trên thị trường.

Tổ chức sự kiện giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông.

  • Tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc  tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh.
  • Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn có tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường.

Ý nghĩa tổ chức sự kiện

Có thể nói, tổ chức sự kiện là một trong nhiều chiến dịch truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để các doanh nghiệp có thể  tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và tối tác. Điều này giúp gắn kết mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác thì đây chính là phương pháp giúp doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều. Đối với doanh nghiệp, việc tổ chức một event có tầm quan trọng rất lớn. Hiện nay, các công ty thường thông qua con đường tổ chức sự kiện để thu hút khách hàng, mặc dù chi phí bỏ ra khá tốn kém nhưng lại có hiệu quả rất lớn.

Đối với chủ đầu tư

  • Tổ chức event giúp hình ảnh của công ty trở nên gần gũi hơn với khách hàng, giúp doanh nghiệp tiếp xúc được gần hơn với các vị khách tiềm năng, giúp họ hiểu rõ hơn về quy mô, về chất lượng trong từng sản phẩm dịch vụ.
  • Tiết kiệm được thời gian, công sức để tổ chức cho sự kiện của doanh nghiệp, nhất là với những người bận rộn như lãnh đạo,… nếu có họ chỉ cần tham gia vào một số thời điểm nhất định.
  • Tận dụng được những kinh nghiệm, độ chuyên nghiệp, ý tưởng sáng tạo của những đơn vị tổ chức sự kiện để làm bàn đẩy đạt được mục đích của mình.
  • Tiết kiệm tốt nhất những chi phí tổ chức sự kiện, đảm bảo được chương trình sự kiện được hoàn hảo nhất, tốt nhất mà không lo thừa hay thiếu.
  • Giảm được tối thiểu nhất những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện.
  • Tổ chức các event được xem là một dịp để ban lãnh đạo doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến các thành viên công ty. Tiệc tất niên của công ty là buổi tiệc quan trọng nhất trong năm, bởi đây là ngày mà tất cả mọi thành viên trong công ty tụ họp lại để nhìn lại thành quả một năm hoạt động.
  • Các sự kiện còn nhằm mục đích tri ân khách hàng. Hình thức sự kiện này không chỉ là dịp để khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp

Đối với những đơn vị tổ chức sự kiện

  • Khẳng định được uy tín, chất lượng cũng như giá trị của đơn vị mình khi tổ chức sự kiện.
  • Tạo được doanh thu, lợi nhuận từ việc tổ chức sự kiện, đồng thời nhận được những phần thưởng từ nhà đầu tư.
  • Tạo được thêm mối quan hệ với những khách hàng tiềm năng, hoặc những đơn vị mới.

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp một số thông tin về tổng quan tổ chức sự kiện tại Việt Nam cho quý khách hàng. Hãy liên hệ với JURO Production nếu bạn có nhu cầu tư vấn tổ chức sự kiện nhé!

Top 5 lưu ý để buổi tổ chức sự kiện thành công

Những lưu ý để có buổi tổ chức sự kiện thành công. Có thể nói, đối với mỗi sự kiện khác nhau mà ban tổ chức sẽ phải lập các kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau với một số điều chỉnh hợp lý và linh hoạt. Tuy nhiên nhìn chung vẫn phải đảm bảo các nội dung sau đây để có buổi tổ chức sự kiện thành công

Lên kế hoạch lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

Khi bạn chọn được không gian tổ chức sự kiện phù hợp cho sự kiện của mình, gần như bạn đang đi được nửa chặng đường hướng tới một sự kiện thành công và thắng lợi. Điều này là do bạn chỉ có thể đi sâu vào lập kế hoạch cho các khía cạnh khác của sự kiện sau khi địa điểm của bạn được xác nhận.

Ví dụ như kế hoạch chỗ ngồi, hậu cần, dịch vụ ăn uống, hệ thống âm thanh, hoạt động,… Một nhà cung cấp không gian tổ chức sự kiện tốt luôn cập nhật và nâng cao công nghệ của họ. Điều này sẽ đảm bảo rằng sự kiện bạn đang tổ chức sẽ nhận được sự hỗ trợ cần thiết như hỗ trợ âm thanh, hình ảnh cơ bản, quản lý không gian và thậm chí là các địa chỉ liên hệ mà bạn có thể cần cho những việc khác như cung cấp thực phẩm và lập kế hoạch hoạt động.

Phân bố nhân lực tổ chức event hợp lý để tổ chức sự kiện thành công

Việc chọn nguồn nhân lực khá quan trọng trong quá trình tổ chức event. Nếu chọn sai sẽ khiến việc tổ chức bị trì trệ, hoặc có thể dẫn đến không thành công. Vậy để việc tổ chức diễn ra suôn sẻ, nhân lực cần đầy đủ các yếu tố sau:

  • Có kiến thức: Phải có kiến thức về sản phẩm, về lĩnh vực quý công ty muốn tổ chức event. Cũng như hiểu biết về đối tượng khách hàng mà quý công ty muốn hướng đến.
  • Kỹ năng: Có kỹ năng lập kế hoạch tổ chức. Đồng thời có khả năng giám sát quá trình tổ chức sự kiện.
  • Có khả năng sáng tạo, xử lý tình huống
  • Thái độ: Có một thái độ nghiêm túc, nhiệt tình không ngại khó khăn. Chịu áp lực công việc cũng như luôn luôn học hỏi và xây dựng mối quan hệ với mọi người.

Chuẩn bị kịch bản nội dung chi tiết

Quý công ty cần đưa ra những nội dung cần thiết, chi tiết của từng phần. Bên cạnh đó còn phải chuẩn bị và nêu rõ những nhân sự thực hiện phần nội dung này, trang thiết bị, đồ dùng cần thiết để hỗ trợ nhân sự thực hiện tốt hơn.

Ví dụ phần vinh danh, khen thưởng cần có danh sách cụ thể, rõ ràng. Phân loại theo từng nhà phân phối hay giám đốc kinh doanh có thành tích có thành tích xuất sắc theo từng cấp bậc để phần trao thưởng được diễn ra có khoa học, hợp lý. Phần âm nhạc cần chuẩn bị rõ những tiết mục của các ca sĩ hoặc nhóm nhảy chuyên nghiệp và những tiết mục “cây nhà lá vườn” của nhân viên công ty…

Lưu ý phần âm thanh ánh sáng

Ban đội ngũ kỹ thuật âm thanh ánh sáng là một phần được coi là quan trọng nhất đối với một sự kiện. Họ là những người đảm nhiệm nhiệm vụ tạo ra những hiệu ứng ánh sáng, âm thanh phục vụ cho những người tham dự có thể tận hưởng được sự tuyệt vời của một sự kiện. Công việc này yêu cầu đòi hỏi những nhân viên kỹ thuật này phải thật năng động, có thể xử lý được những tình huống bất ngờ bên cạnh đó là điều phối và vận hành hệ thống âm thanh ánh sáng trong suốt từ đầu đến cuối của sự kiện. Chính vì vậy mà họ trở thành một phần không thể thiếu trong một ekip tổ chức sự kiện.

Tuân thủ đúng theo kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi tiến hành các sự kiện, bất kể quy mô lớn hay nhỏ thì bao giờ cũng yêu cầu một kế hoạch chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất. Phân công chi tiết công việc cho từng người trong đội ngũ và có deadline cụ thể để chia nhỏ các mục tiêu đã đề ra. Qua đó giúp hoàn thành chúng hiệu quả, nhanh chóng, đảm bảo tiến độ chương trình.

Muốn vậy, ban tổ chức khi làm sự kiện cần đảm bảo rằng mọi quy trình tổ chức sự kiện của mình luôn bám sát theo kế hoạch. Ngoài ra, cũng cần chuẩn bị một kế hoạch dự trù cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện như thời tiết thay đổi, diễn giả đến muộn… để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thành công nhất.

JURO đã gợi ý Top 5 lưu ý để buổi tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thành công, mong rằng mang lại cho quý công ty thông tin cần thiết. Nếu bạn có gặp khó khăn trong quá trình tổ chức sự kiện hãy liên hệ ngay cho JURO, chúng tôi với đội ngũ tư vấn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện tại TP.HCM