Tổ chức sự kiện cần những gì? Những yếu tố cần có cho một sự kiện chuyên nghiệp là gì? Câu trả lời hoàn hảo nằm trong bài viết này. Click để xem ngay!
Tổ chức sự kiện cần những gì? Yêu cầu của một chương trình sự kiện là gì gì? Yếu tố nào là cần thiết cho một chương trình thành công? Ắt hẳn đây sẽ là câu hỏi mà những bạn lần đầu nhận nhiệm vụ tổ chức chương trình sự kiện luôn thắc mắc. Vậy nên trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau giải đáp toàn bộ câu hỏi trên nhé.
Tổ chức sự kiện là gì?
Trước khi tìm hiểu :”Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?” chúng ta cần phải hiểu “Tổ chức sự kiện là gì?”.
Tổ chức sự kiện là thực hiện các phần việc đã được lên kế hoạch để một chương trình sự kiện được diễn ra thành công. Mục đích của một sự kiện chương trình diễn ra là giúp thông điệp của doanh nghiệp đến gần hơn với khán giả, khách hàng mục tiêu.
Các sự kiện được tổ chức có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực như xã hội, giải trí, văn hóa, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, triển lãm, hội nghị,…
Các thiết bị cần chuẩn bị trong tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Để được giải đáp câu hỏi này, mọi người hãy tham khảo nội dung dưới đây nhé!
Thiết bị setup và tổ chức sự kiện
Cho một chương trình sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công, tốt nhất là chúng ta nên chuẩn bị các thiết bị cần có trước 1 hoặc 2 ngày. Những công cụ cho một sự kiện thường nhiều chi tiết nhỏ nên dễ bị lãng quên và dẫn đến những rủi ro không đáng có trong sự kiện.
Thế nên mọi người nên lập một danh sách những trang thiết bị cần có trong yêu cầu của tổ chức sự kiện để có sự chuẩn bị tốt nhất. Các vật dụng thường được sử dụng nhiều nhưng hay bị bỏ sót:
- Dao rọc giấy, dao nhỏ, kéo.
- Tua vít, kìm cắt, kim bấm.
- Thước dây.
- Các dây nối giữa các thiết bị, đầu chuyển đổi jack cắm.
- Dây kẽm, dây nilon.
- Băng keo các loại như: Băng keo trong, 2 mặt, băng keo quấn dây điện.
Thiết bị hỗ trợ liên quan đến cá nhân
Trong một sự kiện luôn có những tình huống bất ngờ diễn ra, vậy nên ban tổ chức sự kiện cần gì để luôn trong tình trạng sẵn sàng và xử lý tốt các sự cố? Những vật dụng sau đây sẽ cần thiết trong những tình huống như vậy
- Các dụng cụ y tế như thuốc cảm, dầu gió, thuốc sát trùng thông thường để tránh trường hợp ngất xỉu, bị thương,…
- Áo mưa, mắt kính,… đề phòng thời tiết thay đổi.
- Đồ ăn, thức uống.
- Kim, chỉ, kim băng phòng các sự cố về trang phục hoặc vật dụng là vải bị hư hỏng nhẹ.
Thiết bị hành chính
Tổ chức sự kiện cần những gì liên quan đến hành chính như giấy tờ, bút thước. Ngoài ra phải kể đến như:
Giấy note để ghi chú các thông tin hoặc cần trao đổi trong một số trường hợp gấp.
Kịch bản chương trình: Chúng ta cần được in ra nhiều bản cho MC, các thành viên trong ban tổ chức, các bộ phận âm thanh, ánh sáng.
Giấy ghi lại các thông tin như chi phí, quy trinh chuẩn bị vật dụng,…
Thiết bị trong quá trình diễn ra chương trình
Trong khi diễn ra sự kiện là thời điểm quan trọng nhất, vậy nên chúng ta cần hạn chế tối đa các sai sót. Trước khi diễn ra sự kiện, mọi người nên kiểm tra các thiết bị kỹ càng.
- Máy quay, máy ảnh.
- Máy bộ đàm.
- Đầu đọc thẻ nhớ, đĩa CD, USB.
- Bút laser điều khiển các lắp đặt hệ thống từ xa.
Tổ chức sự kiện cần những yếu tố gì để thành công
Bên cạnh những thiết bị được nêu ở trên, chúng ta cũng cần chú ý một số yếu tố cho sự kiện diễn ra thành công và tốt đẹp, cụ thể là:
Chủ đề chính của sự kiện (Concept)
Yếu tố đầu tiên được liệt kê để giải đáp câu hỏi: “Tổ chức sự kiện cần những gì?” chính là concept của sự kiện.
Để xây dựng chủ đề chính của sự kiện, ban tổ chức cần cân nhắc đến mục đích của công ty, từ đó mọi người hội ý và lựa chọn một hình ảnh đại diện, tên gọi phù hợp và một câu slogan ấn tượng. Đây cũng xem là yếu tố cốt lõi để phát triển kịch bản và các hoạt động khác trong chương trình.
Màu sắc chủ đạo (Theme)
Sau khi lựa chọn xong concept cho yêu cầu của sự kiện, chúng sẽ tiến hành lựa chọn màu sắc để thiết kế và trang trí cho chương trình.
Khi xây dựng màu sắc chủ đạo, chúng ta cần lưu ý các yếu tố sau:
- Màu sắc chính có thể đại diện, phù hợp với concept đã đưa ra.
- Cần có sự kết hợp hài hòa giữa các màu sắc.
- Không nên để màu phụ nổi bật hợp màu chính.
- Các vật trang trí như backdrop, banner,… phải có sự đồng nhất về màu sắc.
Ai sẽ tham gia chương trình
Chúng ta cần lên danh sách khách mời và người tham gia phù hợp với chương trình. Ví dụ, đối với sự kiện của công ty, các bạn nên đảm bảo sự có mặt của những bộ phận sau:
- Ban giám đốc, chủ tịch, cổ đông của công ty.
- Đối tác của công ty.
- Khách mời của công ty.
- Đại diện báo chí đưa tin của công ty.
- Các phòng ban trong công ty.
Vị trí tổ chức sự kiện
Căn cứ vào lượng người sẽ tham gia, từ đó chúng ta có thể xác định được quy mô sự kiện và lựa chọn ra địa điểm tổ chức phù hợp. Một số điều cần cân nhắc khi lựa chọn vị trí tổ chức sự kiện như sau:
- Diện tích, không gian đủ lớn vừa với số lượng khách mời của chương trình.
- Địa điểm có trang thiết bị, cơ sở vật chất tốt.
- Vị trí địa lý thuận tiện, dễ dàng di chuyển.
- Thiết kế phù hợp với các hoạt động tổ chức của chương trình.
Thời lượng chương trình sẽ diễn ra
Thời gian sự kiện diễn ra điều cuối cùng được nhắc đến nhằm giải đáp cho câu hỏi: “Tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì?”
Khi lên kế hoạch cho sự kiện, chúng ta cần xác định thời gian diễn ra chương trình cụ thể và xác định nội dung sẽ thực hiện trong bao lâu. Bên cạnh đó, ban tổ chức cần dự trù thêm giờ để chuẩn bị, vận chuyển và lắp đặt hệ thống máy móc cần thiết theo yêu cầu của tổ chức sự kiện.
Trên đây là toàn bộ lời giải đáp cho câu hỏi: “Tổ chức sự kiện cần những gì?”. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại cho mọi người những kiến thức bổ ích đồng thời giúp mọi người biết rằng tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì. Chúc các bạn sẽ tổ chức một sự kiện thành công và theo đúng yêu cầu đã đề ra!
BÀI VIẾT MỚI