Tổ chức lễ khánh thành là một dạng sự kiện trọng đại đối với mọi doanh nghiệp khi hoàn thành xong một dự án xây dựng mới và đi vào bước sử dụng. Chính vì mang tính chất quan trọng nên việc lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành và học hỏi những mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện trên nhiều nguồn thông tin là điều thật sự rất cần thiết!
Lễ khánh thành và lễ khai trương khác nhau như thế nào?
Mặc dù có nét nghĩa tương đồng nhau nhưng hình thức tổ chức lễ khánh thành hoàn toàn khác biệt so với lễ khai trương thông thường.
Người thực hiện sự kiện cần phải né tránh sự nhầm lẫn này để không vướng phải những sai lầm tưởng chừng đơn giản nhưng lại rất tai hại.
Lễ khánh thành
Lễ khánh thành là sự kiện quan trọng có mục đích thông báo đến công chúng một công trình vừa thực hiện xong và bắt đầu bước vào quy trình sử dụng.
Tổ chức khánh thành thường được diễn ra khi công trình hoặc dự án xây dựng (khánh thành tòa nhà, địa ốc, công trường,…) diễn ra thành công.
Lễ khai trương
Khác với khánh thành, lễ khai trương là sự kiện công bố đến mọi người về một chi nhanh hoặc dịch vụ mới của doanh nghiệp đi vào hoạt động.
Sự kiện khai trương thường mang nét nghĩa nhỏ hơn, nó thường được thực hiện bởi các doanh nghiệp, địa điểm kinh doanh,…
Đôi khi những công trình gắn liền với hình thức kinh doanh thì lễ khánh thành có thể thực hiện như lễ khai trương nhưng với quy mô lớn.
Cả hai hình thức tổ chức sự kiện này đều đem lại nhiều ý nghĩa to lớn đối với một doanh nghiệp, thế nên khâu thực hiện ở cả hai dạng sẽ cần phải được đầu tư kỹ lưỡng.
Tại sao cần tổ chức lễ khánh thành
Nếu bạn chưa biết rõ về công dụng của mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành thì những thông tin sau đây sẽ là thông tin thú vị nên tham khảo qua đấy nhé!
Tổ chức lễ khánh thành mang ý nghĩa tâm linh
Đối với quan niệm của người xưa, để làm ăn phát đạt thì cần phải có những bước cúng kiếng đúng chuẩn để tạo nên sự may mắn và né tránh vận rủi trong kinh doanh.
Và đối với lễ tổ chức lễ khánh thành cũng không ngoại lệ khi nó là cơ hội để các nhà đầu tư có thể cúng kiếng và công bố đến mọi người về công trình mới sẽ đi vào hoạt động.
Về mặt kinh doanh
Lễ khánh thành thường được thực hiện với quy mô lớn và gây được sự chú ý của đám đông nên hiệu ứng truyền thông đến từ sự kiện này được nhận xét là rất tốt.
Với không khí náo nhiệt trong ngày sự kiện diễn ra, các khu vực lân cận sẽ dần biết đến sự xuất hiện của công trình mới và có cơ hội tìm ra nhiều khách hàng tiềm năng.
Không chỉ thế, những hình ảnh được chụp trong sự kiện này cũng là tư liệu tốt để nhà đầu tư sử dụng khi đi báo, làm nội dung cho chiến dịch mới,…
Cách lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp
Bước đầu tiên khi bắt tay vào thực hiện một dự án tổ chức sự kiện lễ khánh thành thì trước hết chúng ta cần lập kế hoạch tổ chức lễ khánh thành hoàn chỉnh.
Sau đây sẽ là một số bước hoạch định một kế hoạch tổ chức lễ khánh thành được nhiều người sử dụng nhiều mà bạn có thể tham khảo qua.
Lên ý tưởng và chủ đề chính cho chương trình
Ý tưởng và chủ đề chính là linh hồn của mọi chương trình sự kiện, đặc biệt là sự kiện tổ chức lễ khánh thành cho một công trình nổi tiếng.
Ý tưởng tuy là thứ có “muôn hình vạn chạng” nhưng người thực hiện tổ chức sự kiện cần phải bám theo mục đích ban đầu của doanh nghiệp.
Chỉ những ý tưởng hay nhưng đạt được mục đích thương mại cuối cùng của chủ doanh nghiệp thì sự kiện đó mới được xem là sự kiện thành công.
Ngoài ra nội dung chủ đề của mẫu kế hoạch tổ chức lễ khánh thành cũng cần phải có sự mới mẻ để có thể tạo nên sự cuốn hút của truyền thông.
Nếu như cứ thực hiện mãi một nội dung quá cũ thì hiệu ứng của chương trình đem lại cho bạn sẽ khó có thể đạt được như mong đợi.
Lên danh sách và số lượng khách mời
Công việc kiểm soát số lượng khách hàng tưởng chừng không quan trọng nhưng lại ảnh hưởng rất nhiều đến tính chất của việc tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp.
Một sự kiện quan trọng nếu có số lượng khách mời tham dự đông thì hiệu ứng truyền thông của sự kiện ngày hôm đó sẽ diễn ra rất sôi nổi.
Ngược lại, nếu không có số lượng cần đạt được của một sự kiện thì ngày hôm ấy sẽ diễn ra khá buồn chán và bàn tiệc có trong ngày khánh thành sẽ trống rất nhiều.
Ngoài ra, việc kiểm soát tốt số lượng khách tham dự sự kiện còn giúp bạn hạn chế tối đa việc phát sinh chi phí không mong muốn, đảm bảo được trật tự và an ninh suốt buổi lễ.
Thời gian tổ chức lễ khánh thành
Địa điểm tổ chức lễ khánh thành có thể diễn ra tại công trường xây dựng đó hoặc nhà hàng, khách sạn,… nhưng thời gian phù hợp để người tham dự đông đủ nhất thì bạn cần chú ý đến thời gian tổ chức sự kiện.
Thời gian thực hiện sự kiện nên diễn ra vào cuối tuần và buổi sáng để có thể ghi lại những tấm hình đẹp nhất có thể.
Lên các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện
Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về sự kiện, tiếp đến bạn nên lên kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện cho từng hạng mục công việc cần thực hiện.
Điều này khá quan trọng để sự kiện của bạn diễn ra đúng với kế hoạch. Những điều mà bạn cần chú ý gồm:
- Chuẩn bị và hoàn thành giấy phép tổ chức sự kiện cần thiết.
- Thiết kế: Những hạng mục thiết kế cần có cần phải được đồng điệu với nội dung của chương trình (sân khấu, backdrop, màn hình LED, key visual,…).
- Setup trang thiết bị hỗ trợ trong sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, hoa tươi, bộ cắt khánh thành, đồ ăn,…
- Phân công nhân sự cho từng hạng mục. Mỗi nhóm nhân sự khi nhận được việc sẽ có trách nhiệm hoàn toàn với đầu công việc được phân công.
- Quản lý một số rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện. Điều này thật sự cần lưu tâm để bạn có những back up cần thiết trong sự kiện.
Tham khảo bài viết: Tổ chức sự kiện cần những gì và yêu cầu cần có là gì
Lên chi phí dự trù cho sự kiện khánh thành
Không chỉ việc tổ chức lễ khánh thành, những loại hình sự kiện khác cũng nên có kế hoạch thu chi rõ ràng, đặc biệt là bảng chi phí dự trù cho sự kiện.
Những liệt kê có trong đầu mục này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát khi “rót” tiền vào thực hiện sự kiện, đảm bảo khâu thực thi vẫn diễn ra tốt.
Xây dựng kịch bản cho lễ khánh thành
Dựa trên mục đích cuối cùng của doanh nghiệp mà việc xây dựng kịch bản sẽ có đôi chút thay đổi so với những sự kiện thông thường khác.
Chương trình sự kiện nếu đem đến một thông điệp sâu xa và ý nghĩa thì hiệu ứng truyền thông sẽ đạt được như mục đích của doanh nghiệp. Một kịch bản tổ chức khánh thành sẽ bao gồm những ý chính sau:
- Đón khách.
- Văn nghệ hoạt náo (múa lân, múa trống).
- Đại diện tuyên bố lý do về buổi lễ.
- Phát biểu những ý chính trong sự kiện cho khách tham dự nắm bắt.
- Nghi thức cắt băng khánh thành bởi các đại diện quan trọng.
- Tham quan công trình hoặc thuyết trình về dự án xây dựng xong.
- Văn nghệ chốt màng (có thể kèm theo tiệc trà).
- Kết thúc buổi lễ, MC gửi lời chào và cảm ơn đến khách mời.
Mẫu kịch bản tổ chức lễ khánh thành chi tiết
Trước khi sự kiện bắt đầu, tất cả các nhân sự có liên quan trong sự kiện cần nắm bắt rõ thời gian diễn ra bên trong sự kiện tổ chức lễ khánh thành. Sau đây sẽ là một mẫu kịch bản tổ chức lễ khánh thành mà bạn có thể tham khảo qua:
- Mở đầu kịch bản:
MC điều hướng mọi người quay về vị trí đã được sắp xếp: “Xin trân trọng kính mời các vị đại biểu và toàn thể khách mời ổn định lại vị trí ngồi. Ngay sau đây, Ban tổ chức xin phép thông báo sự kiện sẽ được bắt đầu”.
MC tiếp tục: Kính thưa quý vị tham gia sự kiện hôm nay, chương trình của lễ khánh thành công trình (tên của dự án) gồm những ý chính như sau:
- Chương trình văn nghệ mở màn mang tên…
- Đại diện doanh nghiệp đọc diễn văn khai mạc chương trình.
- Lãnh đạo sẽ phát biểu ý kiến, giới thiệu về công trình sắp khánh thành.
- Lễ cắt băng khánh thành của các đại diện.
- Bế mạc, kết thúc buổi lễ.
Ban tổ chức chúng tôi hy vọng sẽ nhận được sự ủng hộ và quan tâm đến từ quý vị, khách mời đã đến buổi lễ ngày hôm nay.
Chắc chắn, chương trình sẽ đem lại cho mọi người rất nhiều cảm xúc và kỷ niệm đáng nhớ khi cùng nhau đồng hành trong chương trình. Một lần nữa, chúng tôi xin chân thành cảm ơn.
- Dẫn chương trình văn nghệ
MC giới thiệu: “Sau đây, chúng tôi xin trân trọng giới thiệu và kính mời các vị đại biểu đến với tiết mục văn nghệ chúc mừng buổi lễ khánh thành của công ty, doanh nghiệp …
Đầu tiên, MC xin phép giới thiệu màn trình diễn vô cùng ấn tượng đến từ nhóm nhảy (tên của nhóm nhảy) Xin mời quý vị khách mời cùng thưởng thức.”
*Chương trình văn nghệ diễn ra*
MC tiếp tục: “Vâng, Xin cảm ơn màn trình diễn vô cùng đặc sắc của (tên ban nhạc hoặc người trình diễn văn nghệ). Thay mặt Ban tổ chức, xin cảm ơn … đã góp mặt và đem lời ca tiếng hát tuyệt vời đến với buổi lễ! Xin một tràng pháo tay cảm ơn đến họ ạ!”
- Khai mạc lễ khánh thành
MC: “Kính thưa các quý vị đại biểu và khách quý tham dự sự kiện hôm nay!
Trải qua rất nhiều khó khăn và thử thách và đến ngày hôm nay được đứng trong không khí vui tươi, phấn khởi của buổi lễ khánh thành này, Ban quản trị, Giám đốc công ty (tên của doanh nghiệp) đã phải mất nhiều thời gian để đầu tư công sức và mồ hôi để có được thành quả như ngày hôm nay.
Hôm nay, ngày…. tháng… năm…, cán bộ, công nhân viên và các vị khách mời đặc biệt đã có mặt ngày khánh thành hôm nay với không khí vô cùng long trọng của công ty…. Về dự lễ khánh thành công ty, doanh nghiệp hôm nay:
Xin trân trọng giới thiệu !
*Tên của những nhân vật quan trọng có trong buổi lễ*
Đề nghị chúng ta hãy cùng nhiệt liệt chào mừng những cái tên vừa được xướng lên ạ!
- Phát biểu của lãnh đạo
“Đầu tiên, xin phép được mời Ông/Bà… lên phát biểu đôi lời về cảm xúc hiện tại trong buổi lễ khánh thành hôm nay ạ!
…
Xin cảm ơn lời chia sẻ đầy cảm xúc của Ông/Bà! Quả là một bầu không khí vô cùng đặc biệt phải không ạ?
- Giới thiệu về công trình sắp được khánh thành
“Tiếp theo đây sẽ là đôi lời giới thiệu về công trình sắp được khánh thành đến từ Ông/bà …
Xin cảm ơn lời phát biểu vô cùng chân thành của Ông/Bà!”
- Nghi lễ khánh thành
MC sẽ thông báo: “Sau đây, tôi xin trân trọng giới thiệu và kính mời Ông (người đại diện công ty)… lên phát biểu khai mạc lễ cắt băng khánh thành của công ty, doanh nghiệp…
Xin được kính mời ông.
Tiếp theo là chương trình cắt băng khánh thành. Ban tổ chức xin mời đội nghi lễ bước ra khán đài để chuẩn bị cho lễ cắt băng khánh thành.
*Tên của những nhân vật quan trọng có trong buổi lễ*
Xin mời các vị đại biểu mau chóng lên sân khấu để nghi lễ cắt băng khánh thành được chính thức tiến hành…
…
Xin trân trọng cảm ơn các quý vị đại biểu và đội nghi lễ đã thực hiện nghi thức khánh thành!”
- Bế mạc buổi lễ, tặng quà khách tham dự
“Sau đây, chúng tôi xin trân trọng kính mời Bà/ Ông… (chức vụ) bước lên sân khấu để thực hiện nghi thức bế mạc buổi lễ cắt băng khách thành ngày hôm nay.
…
Tổ chức lễ khánh thành cần lưu ý những yếu tố gì
Để xây dựng được một kế hoạch tổ chức lễ khánh thành thành công, bạn cần lưu ý một số chi tiết như sau:
- Bạn nên tìm hiểu về thói quen sinh hoạt, phong tục và tập quán ở địa điểm thực hiện lễ khánh thành để không mắc phải những sai lầm ngoài ý muốn này.
- Những nghi thức cứng nên được thực hiện bởi người có chuyên môn, tránh việc thực hiện sai hình thức và tạo hiệu ứng trái ngược khi đi truyền thông.
- Do có thể tổ chức ngoài trời nên cần phải theo dõi dự báo thời tiết và có hướng dự phòng (backup) cho sự kiện nếu thời tiết không thuận lợi.
- Ngân sách là thứ cần được kiểm soát bởi nhân sự có chuyên môn để tránh việc thiếu hụt trong lúc thực hiện kế hoạch tổ chức lễ khánh thành.
- Thời gian thực hiện chương trình khánh thành cần phải mang tính kịp thời, không nên trễ nải vì dễ gây ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách tham dự.
- Trong trường hợp bạn không thể thực thi sự kiện tổ chức lễ khánh thành do không có chuyên môn và nhân sự thì hãy thuê dịch vụ tổ chức lễ khánh thành bên ngoài.
Dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói – Truyền Thông Juro
Truyền Thông Juro là đơn vị uy tín chuyên thực hiện tổ chức nhiều loại hình sự kiện mang tính quan trọng tại Hồ Chí Minh, đặc biệt là dịch vụ tổ chức lễ khánh thành trọn gói.
Không chỉ đem đến những dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, JURO còn sở hữu đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, linh hoạt trong việc giải quyết vấn đề và điều phối hoạt động bên trong sự kiện.
Doanh nghiệp chỉ cần nói lên mong muốn đạt được sau sự kiện là gì, JURO sẽ hỗ trợ hết mình để đem lại những giá trị tốt nhất cho đôi bên.
Nhanh tay liên hệ với chúng tôi tại chân trang bài viết này hoặc gọi qua số hotline 0898449969 hoặc 0932674969 để được tư vấn và lựa chọn gói dịch vụ phù hợp nhất cho sự kiện tổ chức lễ khánh thành bạn nhé!