Quy trình tổ chức sự kiện hội nghị trực tuyến chuyên nghiệp

Hiện nay, thành phố đã bước vào giai đoạn “bình thường mới”, hàng loạt doanh nghiệp cũng đang xây dựng lại các quy trình để công việc tiếp tục được vận hành. Hội nghị trực tuyến trở thành giải pháp trao đổi và tiếp thị hoàn hảo được nhiều doanh nghiệp “săn đón”. Cùng JURO Production tìm hiểu chuyên sâu vào quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến nào! 

Tìm hiểu quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến

Quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến gồm 5 bước cơ bản. Tuy nhiên, để thực hiện được đầy đủ cả 5 bước trên thì doanh nghiệp nên tìm kiếm những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để chương trình được diễn ra suôn sẻ hơn.

Xác định những tiêu chí sự kiện

Mỗi hội nghị đều có nội dung truyền tải riêng như buổi chia sẻ, buổi thảo luận, buổi đào tạo, cuộc họp mặt hoặc quảng bá sản phẩm. Người ta sẽ dựa trên mục đích tổ chức hội nghị mà đưa ra được chủ đề, kế hoạch hoàn hảo cho sự kiện.

Lên kế hoạch tổ chức hội nghị trực tuyến

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là bước quan trọng nhất trong quy trình này. Đội ngũ lên kế hoạch sẽ phối hợp với doanh nghiệp để đưa ra được nội dung, xác định đối tượng tham dự, xác định thời điểm tổ chức và địa điểm tổ chức.

Truyền thông cho hội nghị

Quá trình quảng bá cho sự kiện sẽ bao gồm lên danh sách khách mời, gửi thư hoặc Email mời tham dự. Ngoài ra, sự kiện sẽ xuất hiện trên diễn đàn hoặc nền tảng xã hội có đông đảo người quan tâm đến chủ đề của Event. Việc này giúp cho doanh nghiệp thu về được lợi nhuận cao (đối với hội nghị có thu phí).

Lắp đặt thiết bị cần thiết

Hội thảo trực tuyến đã xuất hiện từ lâu khi các doanh nghiệp có nhu cầu lắng nghe lời chia sẻ của các chuyên gia ở nước ngoài. Tại thời điểm đó, người ta vẫn tổ chức một sự kiện trực tiếp, nhưng sắp lắp đặt thêm các thiết bị như tai nghe, màn hình trình chiếu để kết nối với khách mời ngoại quốc. 

Đánh giá và đo lường hậu sự kiện

Vì thông điệp truyền tải của từng sự kiện là khác nhau nên đơn vị tổ chức và doanh nghiệp cần phải ngồi lại để đánh giá kết quả của sự kiện trực tuyến, đặc biệt là sự kiện có sự tương tác giữa người chủ trì và người tham dự. Việc này cũng giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết hơn để thay đổi chiến lược nếu như cảm thấy không hiệu quả.

Những loại hình sự kiện online phát triển trong mùa dịch

Sau khi hiểu về quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến, JURO Production sẽ liệt kê những hoạt động được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức trực tuyến nhất:

• Họp đại hội cổ đông
• Hội thảo/hội nghị khách hàng
• Ra mắt sản phẩm/dịch vụ mới
• Tổ chức workshop, webinar hoặc hướng dẫn/chia sẻ kỹ năng
• Tổ chức khóa học ngắn hạn
• Tổ chức Gameshow/chương trình ca nhạc hoặc giải trí
• Làm sự kiện họp mặt/tổng kết/tri ân khách hàng
• Phỏng vấn chuyên gia/người có chuyên môn cao

Giải pháp sự kiện online mang lại cho doanh nghiệp

Mặc dù quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến đòi hỏi đơn vị tổ chức phải có chuyên môn cao, thế nhưng giải pháp này lại là tối ưu nhất trong thời điểm dịch bệnh đang hoành hành tại Việt Nam. Trước hết, việc tổ chức Event online không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được ngân sách mà còn hạn chế tiếp xúc giữa người với người.

Theo thống kê, khoảng thời gian “hậu dịch Covid” là thời điểm bùng nổ của công nghệ và truyền thông số. Doanh nghiệp có thể được tư vấn để tiếp thị thông qua đa dạng nền tảng xã hội. Việc này giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng và đối tác một cách tự nhiên hơn và kịp thời thay đổi nội dung sao cho phù hợp với nhu cầu người tham dự.

Nhờ vào nhiều loại hình sự kiện online phát triển trong mùa dịch, việc tổ chức hội nghị trực tuyến cũng trở nên cần thiết hơn. Để duy trì và phát triển doanh nghiệp của mình, quý khách hãy lựa chọn đơn vị uy tín nhằm thực hiện được đầy đủ quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến và truyền tải được thông điệp của mình đến khách hàng.