Timeline sự kiện là yếu tố quan trọng góp phần làm nên sự thành công của doanh nghiệp, giúp cho sự kiện diễn ra đúng với kế hoạch và đạt kết quả tốt nhất.
Để có thể thống kê lại những công việc cần thực hiện trước khi một sự kiện diễn ra, ban lãnh đạo hoặc ban tổ chức sự kiện cần phải có một mẫu timeline sự kiện hoàn chỉnh, giúp cho công việc diễn ra đúng với kế hoạch và đạt hiệu quả cao.
Nếu bạn chưa biết cách lên một mẫu timeline chương trình sự kiện chuyên nghiệp và triển khai chúng hoàn thiện nhất thì bài viết này sẽ giúp ích rất nhiều đấy nhé!
Timeline sự kiện là gì? Các mẫu timeline sự kiện thông dụng nhất
Timeline sự kiện là bản tiến độ công việc của một chương trình sự kiện với những nội dung được mô tả chi tiết, khung thời gian rõ ràng và tên những nhân sự đã được phân công hỗ trợ công việc.
Và để có thể chuẩn bị thật tốt cho một chương trình sự kiện, timeline sự kiện sẽ xuất hiện cuối cùng để thống kế lại toàn bộ những công việc đã được lên kế hoạch, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào trong lúc sự kiện diễn ra.
Tùy vào mục đích của chương trình mà timeline sự kiện mẫu sẽ có nhiều thay đổi để có thể thích ứng kịp thời với nội dung của chương trình, giải quyết được một số tình huống có thể xảy ra trong lúc thực hiện sự kiện.
Có hai loại timeline thường được sử dụng trong ngành tổ chức sự kiện:
- Timeline Single task: Đây là loại timeline sự kiện phổ biến và đơn giản nhất mà bất cứ ai cũng có thể làm được và dễ dàng điều chỉnh linh hoạt theo tình hình.
- Timeline Multi-Task: Đây là timeline tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều công việc và thời gian điều hướng khác nhau. Tại đây, mỗi nhân sự sẽ có một công việc riêng và deadline được ban tổ chức sắp xếp cẩn thận.
Các bước chuẩn bị một bản timeline sự kiện hoàn chỉnh
Để có thể hoàn thành một bản timeline sự kiện hoàn chỉnh, chúng ta cần phải hoàn thành những bước thực hiện như sau:
Bước 1: Tạo mẫu timeline sự kiện
Timeline sự kiện mẫu chính là sườn bài mà chúng ta cần phải đầu tư xây dựng kỹ lưỡng để có thể sử dụng cho những chương trình sự kiện sau này.
Để có thể có một biểu mẫu cố định, người thực hiện kịch bản cần phải sử dụng một phần mềm tiện ích nào đó để có thể lưu trữ thông tin nhanh chóng và chia sẵn những ô thông tin cần thiết của một timeline sự kiện.
Bước 2: Thiết lập nội dung timeline sự kiện mẫu
Nội dung điền vào bảng timeline sự kiện chính là những hoạt động hoặc công việc sẽ cần phải thực hiện trong chương trình sự kiện.
Tại đây sẽ có những cột: Thời gian, nội dung, ghi chú, nhân sự,… để có thể giúp ban tổ chức nắm được tình hình công việc của từng bộ phận và điều hướng kịp thời nhận sự nếu cần thiết.
Nội dung được fill vào những ô thông tin không nên điều chỉnh nhiều vì sẽ dễ khiến một số thông tin bị lạc mất. Người thực hiện timeline sự kiện nên chú ý về việc khóa quyền, hạn chế để những nhân sự không liên quan điều chỉnh các ô nội dung.
Bước 3: Đặt deadline cho các hạng mục công việc
Sau khi đã có những thông tin quan trọng trong chương trình, tiếp theo chính là việc lập kế hoạch thời gian để triển khai hiệu quả từng chương trình hiệu quả.
Tại đây, người làm bảng timeline sự kiện cần phải hiểu rõ tính chất công việc của từng nội dung và phân chia phù hợp cho từng bộ phận trong công ty thực hiện.
Nên nhớ rằng việc thực hiện đúng deadline chính là việc chúng ta đang tôn trọng lẫn nhau, thế nên hãy đảm bảo giảm sát tiến độ của các khâu công việc đồng đều và hạn chế phát sinh thêm ngày deadline mới nhé.
Gợi ý mẫu timeline sự kiện chuyên nghiệp bạn có thể quan tâm
Đã là bài viết hướng dẫn cách làm timeline sự kiện thì đương nhiên chúng ta sẽ không thể nào bỏ qua mẫu timeline sự kiện gợi ý để áp dụng ngay vào thực tế nhanh chóng.
Và tại bài viết này, chúng ta sẽ có một bảng mẫu duy nhất nhưng rất thông dụng, bất kỳ chương trình nào cũng có thể áp dụng thành công.
| TT | THỜI GIAN | THỜI LƯỢNG | NỘI DUNG | GHI CHÚ | |
| 1 | 08H30 – 09H45 | 75 | Đón khách | ||
| 2 | 09H55 – 10H00 | 5 | Vào chương trình | ||
| 3 | 10H00 – 10H05 | 5 | KHAI MẠC | ||
| 4 | 10H05 – 10H10 | 5 | |||
| 5 | 10H10 – 10H12 | 2 | |||
| 6 | 10H12 – 10H15 | 3 | |||
| 7 | 10H15 – 10H20 | 5 | |||
| 8 | 10H20 – 10H30 | 10 | VINH DANH (khen thưởng) | ||
| 9 | 10H30 – 10H40 | 10 | |||
| 10 | 10H40 – 10H55 | 15 | |||
| 11 | 10H55 – 11H00 | 5 | |||
| 12 | 11H00 – 11H20 | 20 | RA MẮT COMBO (ra mắt sản phẩm mới | Đây là ý tưởng tổ chức sự kiện có lồng ghép thêm việc ra mắt sản phẩm mới | |
| 13 | 11H20 – 11H25 | 5 | |||
| 14 | 11H25 – 11H40 | 15 | |||
| 15 | 11H40 – 11H50 | 10 | |||
| 16 | 11H50 – 12H00 | 10 | BẾ MẠC | ||
| 17 | 12H00 – 12H30 | 30 | PHỎNG VẤN | ||
Timeline sự kiện tuy thực hiện dễ nhưng cần phải có sự thống nhất chặt chẽ về thông tin và nội bộ nhân sự để có thể hoàn thành tốt công việc. Vậy nên các bạn hãy cẩn thận trong phần làm bảng timeline sự kiện và triển khai một cách chi tiết nhất có thể nhé.
BÀI VIẾT MỚI