Rủi ro khi tổ chức sự kiện luôn tồn tại ở bất kỳ chương trình nào. Xác định được những vấn đề đấy, tìm ra giải pháp sẽ giúp sự kiện diễn ra thành công hơn.
Rủi ro khi tổ chức sự kiện là điều mà không một ai làm nghề tổ chức sự kiện mong muốn xảy ra, nhưng bạn không thể đảm bảo sẽ tránh được hoàn toàn.
Doanh nghiệp mong muốn chất lượng sự kiện diễn ra thành công thì bạn cần lên những phương án dự phòng các vấn đề có thể xảy ra trong chương trình.
Tuy rủi ro là điều không thể tránh được nhưng khi chúng ta biết được những rủi ro khi tổ chức sự kiện thì sẽ có các phương án dự phòng để chữa cháy.
Rủi ro trong tổ chức sự kiện là gì?
Rủi ro trong tổ chức sự kiện có thể hiểu là các vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch của chương trình sự kiện. Những sự cố này làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và thời lượng chương trình diễn ra.
Những nhân tố có thể gây ra các rủi ro khi tổ chức sự kiện mà bạn cần biết như: Con người, thiết bị, thực phẩm, các yếu tố thời tiết,…
9 Rủi ro khi tổ chức sự kiện mà bạn thường gặp
Để tránh các sai sót khi sự kiện chính thức diễn ra, hãy cùng chúng tôi điểm qua 9 rủi ro thường xuất hiện trong các sự kiện, từ đó có cho mình những phương án dự phòng và tránh phạm sai lầm đáng tiếc nhé.
Rủi ro về các thiết bị của sự kiện
Đèn tắt, mất âm thanh, micro không thu tiếng,… là những vấn đề thiết bị thường xuyên xảy ra ở các chương trình. Đây là những rủi ro khi tổ chức sự kiện mà hầu như có thể xảy ra và làm ảnh hưởng khá nhiều về chất lượng chương trình.
Chỉ cần trục trặc về kỹ thuật vài phút trên sân khấu cũng đủ khiến chương trình của bạn tạm dừng lại để khắc phục sự cố. Từ đó làm chậm tiến độ sự kiện, gây ấn tượng không tốt với khách tham dự vì sự thiếu cẩn trọng trong khâu chuẩn bị.
Không đảm bảo về an toàn các thiết bị trong chương trình
Đây chính là một trong những rủi ro trong tổ chức sự kiện có mức ảnh hưởng nghiêm trọng nhất, gây ảnh hưởng đến tiền bạc, vật chất, sức khoẻ của người tham dự do thiếu đảm bảo an toàn về các thiết bị trong chương trình. Về rủi ro an toàn thiết bị sự kiện trên sân khấu được chia thành 2 loại sau:
Rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời như mưa, bão làm đường dây điện có vấn đề, sẽ phải tốn chi phí sửa chữa lại hoặc nếu không phát hiện sớm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện, thậm chí khách mời tham dự có thể bị ảnh hưởng bởi việc rò rỉ điện.
Mặt trái, rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà nếu như không lắp đặt các thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED kỹ lưỡng, có thể xảy ra sự cố rơi một trong các thiết bị đó xuống, làm gián đoạn sự kiện hay thậm chí gây thiệt hại cho khách mời.
Rủi ro về quản lý an ninh nội bộ
Một chương trình diễn ra dù quy mô lớn hay nhỏ thì cũng sẽ có đa dạng người tham dự, vì vậy việc giao tiếp giữa nhiều người có thể xảy ra mâu thuẫn là không thể tránh khỏi.
Bên cạnh đó, trong các bữa tiệc thường có sử dụng các loại rượu, bia để cho khách hàng chill cùng sự kiện, nhưng điều này sẽ khiến những “thần cồn” lạm dụng quá mức và xảy ra va chạm với những người khác.
Sự kiện xuất hiện những “vị khách không mời”
Một chương trình quy mô lớn và thu hút thì việc có những vị khách không mời xuất hiện là điều có thể xảy ra.
Nếu như họ chỉ xâm nhập để theo dõi và xem “chùa” sự kiện chúng ta mà không phải bỏ tiền hay được mời thì sẽ không đáng để nói. Ngược lại, khi họ đột nhập vào chương trình với mục đích trộm cướp, ăn cắp thì rất khó để kiểm soát.
Bởi vì chúng ta không có thông tin của những kẻ xâm nhập dù có camera giám sát nhưng sẽ khó khăn để truy tìm hung thủ.
Rủi ro không lường về sự kiện có trẻ em tham dự
Đây là một trong những rủi ro khi tổ chức sự kiện bạn mà bạn không nên bỏ qua, bởi đối với trẻ em thường hay hiếu động, tò mò những thứ chúng không biết.
Bọn trẻ có thể làm hỏng các thiết bị phục vụ chương trình, gây ra các tai nạn nghiêm trọng và ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện. Ngoài ra, một rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời với chúng là do quy mô tổ chức rộng lớn, dẫn đến bọn trẻ có nguy cơ cao lạc bố mẹ mình và làm ảnh hưởng đến tiến độ chương trình.
Chất lượng thực phẩm và Y tế không đảm bảo
Nếu như trong sự kiện có phục vụ thức ăn cho khách mời tham dự, nhưng lại để cho họ chờ quá lâu và thức ăn bị nguội thì sẽ làm cho khách mời có ấn tượng không tốt, thậm chí việc các món bị nguội có thể làm họ bức xúc và bỏ về trước khi sự kiện kết thúc.
Ngoài ra, một vài trường hợp nguy hiểm hơn đó là người tham dự sau khi dùng bữa xong bị ngộ độc thực phẩm. Điều này không chỉ tạo ấn tượng xấu trong mắt các đối tác mà còn làm ảnh hưởng tới sức khoẻ khách mời.
Bên cạnh đó, chất lượng bộ phận y tế không đảm bảo khả năng sơ cứu những trường hợp khẩn cấp của khách mời khi xảy ra vấn đề về sức khỏe.
Một số sự kiện như show âm nhạc EDM, lễ hội,… người tham dự cần một thể lực tốt để có thể hòa mình hết sức vào chương trình. Điều này, dẫn đến một số người không lượng sức mình và gục ngã. Nếu như đội ý tế không đủ khả năng sơ cứu thì có thể gây ảnh hưởng đến tính mạng của người bệnh.
Rủi ro về thời tiết
Thời tiết ngoài ý muốn là vấn đề bạn không thể nào né được, mưa bão hay nắng nóng luôn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình, dù là sự kiện trong nhà hay ngoài trời.
- Những rủi ro khi tổ chức sự kiện trong nhà: thời tiết sẽ chỉ ảnh hưởng lên khách mời không thể đến dự tiệc hay ảnh hưởng đến sự cố về điện do mưa bão quá to làm cúp điện.
- Những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời: thời tiết chính là một vấn đề lớn mà những người làm sự kiện đều lo sợ. Bởi là chương trình ngoài trời nên khi có mưa bão to thì sẽ làm ảnh hưởng đến các thiết bị chập điện và gây cháy nổ. Ngoài ra, nếu chương trình đang diễn ra trong thời tiết quá nắng nóng sẽ làm người tham dự mệt mỏi, khó chịu dẫn đến họ có thể bỏ về trước khi sự kiện kết thúc.
Các sự cố cháy nổ xảy ra trong sự kiện
Đây là rủi ro khi tổ chức sự kiện có mức độ ảnh hưởng nghiêm trọng khá lớn, bởi trong các sự kiện không bao giờ thiếu đi pháo điện, pháo trang kim, hiệu ứng khói, lửa,… mặc dù những hiệu ứng đấy giúp tạo điểm nhấn cho chương trình của bạn thêm lộng lẫy.
Tuy nhiên, nếu người sử dụng không dùng một cách cẩn thận có thể bị bỏng và thậm chí gây ra cháy nổ làm thiệt hại về tài sản và tính mạng người tham dự sự kiện.
Rủi ro “cháy” timeline chương trình
Đây là rủi ro mà hầu hết sự kiện nào cũng mắc phải, người làm sự kiện không đo lường được thời lượng mỗi hạng mục diễn ra trong sự kiện sẽ dẫn đến chương trình kết thúc quá sớm hay quá trễ so với kế hoạch đã chuẩn bị.
Nếu chương trình kết thúc quá sớm, cho thấy nội dung sự kiện giới thiệu quá nhanh và có thể khiến khách mời chưa kịp hiểu được thông điệp mà đã kết thúc.
Ngược lại nếu chương trình kéo dài lâu hơn so với timeline đã lên ban đầu thì chứng tỏ sự kiện của bạn đang bị “cháy” timeline. Điều này có thể khiến người tham dự cảm thấy mệt mỏi và chán nản..
Các giải pháp hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện
Để tránh được các rủi ro khi tổ chức sự kiện xuất hiện thì đơn vị tổ chức cần lưu ý một số điều sau đây để có thể giảm thiểu các sự cố đó:
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện kỹ lưỡng
Có thể bạn chưa biết, việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách kỹ lưỡng sẽ giúp người làm sự kiện có theo theo dõi tiến độ công việc rõ hơn. Từ đó từng hạng mục trong chương trình được triển khai và hoàn thành sát với kế hoạch, tránh sai sót nhất.
Điều này góp phần tạo nên một chất lượng sự kiện hoàn hảo, tạo được điểm nhấn cho khách mời tham dự và thể hiện được sự chuyên nghiệp trong mắt các đối tác.
Dự đoán một số rủi ro có thể xảy ra
Dự đoán một số rủi ro tổ chức sự kiện chính là cách hiệu quả nhất để giúp bạn tìm ra những giải pháp cho các sự cố sẽ xảy ra khi sự kiện diễn ra. Nếu không tiên đoán trước thì khi chương trình diễn ra và xảy ra các vấn đề ngoài ý muốn mà người làm sự kiện không có biện pháp dự phòng để khắc phục thì sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện uy tín
Đây cũng là cách cho các doanh nghiệp muốn giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức chương trình. Bởi những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, với kinh nghiệm làm trong nghề này lâu năm họ có thể xác định được những sự cố nào có thể xảy ra khi sự kiện bắt đầu.
Từ đó, họ sẽ đưa ra các phương án dự phòng cho chương trình và điều hành sự kiện diễn ra một cách trơn tru, không bị gián đoạn bởi các sự cố.
Trên đây là 9 rủi ro khi tổ chức sự kiện mà bất kỳ đơn vị tổ chức nào cũng cần chú ý. Người làm sự kiện cần xác định được những rủi để đảm bảo an toàn nhất có thể cho sự kiện của bạn và phòng tránh các sự cố nguy hiểm sẽ xảy ra trong chương trình.
BÀI VIẾT MỚI