Quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến từ A – Z

Tổ chức hội nghị trực tuyến đang ngày càng được ưa chuộng, được các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng trong thời điểm hiện tại và có xu hướng chiếm lĩnh tương lai trong thời gian gần. Đặc biệt sự kiện trực tuyến cũng cực kỳ phù hợp với loại hình sự kiện như hội nghị. Cùng Juro điểm qua quy trình tổ chức hội nghị trực tuyến từ A – Z nhé! 

Ưu điểm của tổ chức hội nghị trực tuyến 

Hội nghị trực tuyến là hình thức sự kiện có khả năng kết nối nhanh chóng và mở rộng, giúp các thành viên của sự kiện có thể tương tác cùng nhau và đưa ra những ý kiến và quan điểm một cách kịp thời. Bên cạnh đó nội dung cuộc họp cũng sẽ được ghi lại để làm tư liệu cho doanh nghiệp về lâu dài.  

Hội nghị trực tuyến cũng giúp truyền tải nội dung một cách dễ dàng, doanh nghiệp có thể kết nối nhanh chóng với người tham gia sự kiện và nhận được phản hồi trực tiếp thông qua các lượt comment. Bên cạnh đó, hội nghị trực tuyến còn giúp tiết kiệm tối đa chi phí đi lại, chi phí thuê địa điểm tổ chức. 

Xác định mục tiêu và mục đích của hội nghị trực tuyến

Yếu tố đầu tiên khi bạn muốn tổ chức sự kiện online đó chính là xác định mục tiêu và mục đích của sự kiện. Các yếu tố này cần rõ ràng thì việc lên kịch bản cho sự kiện sẽ trở nên dễ dàng hơn và những người phụ trách tổ chức sự kiện cũng dễ dàng quản lý sự kiện hơn. 

Lên kế hoạch tổng thể cho hội nghị  

Để có cái nhìn bao quát cho toàn bộ sự kiện, điều đầu tiên chúng ta cần làm là lên một kế hoạch tổng thể về nhiều hạng mục như: Thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện, quy mô sự kiện, đội ngũ nhân sự của sự kiện và những nội dung chính của sự kiện,… Tất cả những điều này đều đóng vai trò quyết định sự thành công của sự kiện ‘

Địa điểm tổ chức hội nghị trực tuyến 

Hội nghị trực tuyến không quá khắt khe về địa điểm tổ chức mà cần một đơn vị tổ chức có đầy đủ các máy móc và trang thiết bị hiện đại với hệ thống âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp và tốc độ đường truyền mạng mạnh. 

Nền tảng tổ chức hội nghị trực tuyến 

Chìa khóa quyết định thành công của một hội nghị trực tuyến chính là nền tảng tổ chức hội nghị. Nếu như các sự kiện mang tính chất hỗn hợp như giải trí thì chúng ta cần dùng những nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram,…với tính năng hỗ trợ phát trực tiếp. Thì các hội nghị trực tuyến lại cần những nền tảng chuyên dành cho sự kiện trực tuyến như Zoom, Google Meeting,…

Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện 

Để thu hút và giữ chân khán giả tham gia sự kiện thì kịch bản sự kiện cần đủ cuốn hút. Bên cạnh đó sự kiện trực tuyến cũng cần được trau chuốt kỹ lưỡng cho phần nội dung, nhằm tạo ra những sự bất ngờ khiến cho khán giả thích thú. 

Truyền thông cho sự kiện 

Hội nghị trực tuyến chủ yếu là có sự tham gia của các đại biểu và những nhân vật quan trọng của doanh nghiệp, chính vì vậy nên truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp và lưu giữ lại cuộc họp để làm tư liệu về lâu về dài. 

Tổ chức sự kiện 

Doanh nghiệp triển khai và bắt đầu chạy các hạng mục của chương trình dựa trên timeline đã lên sẵn. Bên cạnh đó cũng cần có những phương án dự phòng để hạn chế các rủi ro bất có thể xảy ra trong khi tổ chức hội nghị.

Đo lường và đánh giá hiệu quả sự kiện 

Đơn vị tổ chức sự kiện cần dựa vào mục tiêu đề ra ban đầu để từ đó đối chiếu so sánh xem có hội nghị trực tuyến có đạt được mục tiêu hay không? Từ đó rút ra các bài học kinh nghiệm và khắc phục cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.

JURO Production tự hào là đơn vị tiên phong và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện trực tuyến, hứa hẹn sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện được những hội nghị trực tuyến.