Phòng tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện online

Phòng tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện

Phòng tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện online là một hoạt động thiết yếu trong các chiến dịch Marketing của doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại. Hình thức tổ chức sự kiện này đang dần trở thành xu hướng. Tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện online. Chính vì vậy bạn hãy lựa chọn một đơn vị truyền thông thích hợp biết cách khắc phục tối đa các rủi ro và mang lại một sự kiện thành công.

Phòng tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện

Sử dụng nền tảng phù hợp để tránh rủi ro khi tổ chức sự kiện online

Yếu tố nắm giữ chìa khóa thành công của một sự kiện online đó chính là kỹ thuật và các nền tảng công nghệ. Chính vì vậy đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định rõ loại hình sự kiện, quy mô sự kiện để lựa chọn nền tảng thực hiện sự kiện online sao cho hiệu quả. Ví dụ như nếu là một sự kiện dành cho tất cả các đối tượng, hướng đến mục đích viral thì lựa chọn các nền tảng nổi tiếng như Facebook, Youtube là vô cùng phù hợp. Tuy nhiên các sự kiện online mang tính cá nhân hơn như các hội nghị, hội thảo thì lại phù hợp với các nền tảng chuyên dành cho sự kiện trực tuyến như zoom, google meet,…

Việc áp dụng đúng nền tảng sẽ truyền tải được thông điệp của sự kiện cho đúng đối tượng. Đơn vị tổ chức sự kiện cần hạn chế tối đa rủi ro sử dụng nhầm nền tảng tổ chức sự kiện vì nó sẽ ảnh hưởng đến mục đích ban đầu của sự kiện.

đội ngũ tổ chức sự kiện online

Lựa chọn các thiết bị phù hợp 

Sự kiện online cần được tổ chức bởi các thiết bị công nghệ hiện đại. Người tham gia sự kiện online rất cần những trải nghiệm hoàn hảo bởi chỉ cần một vài rủi ro trong sự kiện online như gián đoạn mạng, mất hình cũng sẽ khiến người xem mất hứng mà rời khỏi sự kiện.

Vậy nên đơn vị tổ chức sự kiện cần kiểm tra kỹ càng các yếu tố về âm thanh, ánh sáng trước khi sự kiện diễn ra. Đồng thời sử dụng các loại thiết bị chất lượng cao và không quên kiểm tra lại tốc độ đường truyền để đảm bảo chắc chắn người tham gia sự kiện có sự trải nghiệm tuyệt vời nhất. 

Thông tin sự kiện và người tham gia cần được bảo mật tuyệt đối 

Sự kiện online là loại hình sự kiện được tổ chức hoàn toàn dựa trên các nền tảng công nghệ. Vậy nên sự kiện cần phải đảm bảo an toàn tuyệt đối cho người tham gia sự kiện và các đối tác, điều này sẽ giúp tăng sự uy tín cho thương hiệu. Giải pháp đưa ra đó chính là thông tin rõ ràng về sự kiện cho người tham gia đồng thời cảnh báo họ không được truy cập vào các đường link lạ nào ngoài đường link của Ban Tổ Chức gửi. 

Có các quy tắc riêng cho sự kiện 

Sự kiện online có độ phủ sóng lớn hơn sự kiện truyền thống, vậy nên sẽ không tránh khỏi các sự cố phát sinh từ phía người tham dự. Ban tổ chức cũng cần có quy tắc gửi trước cho người tham dự sự kiện để họ chuẩn bị và có sự ứng xử phù hợp khi tham gia sự kiện và có phương án dự phòng cho các sự cố có thể xảy ra.

Quy tắc tổ chức sự kiện online

Sự kiện online mang đến vô vàn lợi ích có thể kể đến như: Tăng độ phủ sóng cho sự kiện, giảm thiểu các chi phí về địa điểm tổ chức, ăn uống, đi lại, giúp đơn vị tổ chức có thể nắm bắt được phản hồi của khách hàng và đối tác. Tuy nhiên dù có nhiều lợi ích đến đâu cũng sẽ xuất hiện các rủi ro. Một đơn vị tổ chức sự kiện tốt sẽ biết khắc phục và biến nhược điểm thành ưu điểm. JURO là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu mà hạn chế được các rủi ro không đáng có và tạo nên những sự kiện đỉnh cao. Tự hào là đối tác của các ông lớn như Sacombank, MB Bank, Vinamilk,…