Những lưu ý cho kế hoạch Event online chuyên nghiệp

Hội nghị trực tuyến là biện pháp truyền thông “cứu cánh” cho doanh nghiệp trong thời điểm hậu Covid nên được nhiều nơi “săn đón”, nhất là khi đất nước tiến vào giai đoạn “bình thường mới”. Cùng JURO Production tìm hiểu về cách lập kế hoạch Event online sao cho chuyên nghiệp nhất! 

Những lưu ý khi lập kế hoạch Event online

Rất nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện online nhưng lại không thành công. Nguyên nhân là bởi vì kế hoạch Event online vẫn chưa chú ý đến những điều sau đây:

• Xác định loại hình sự kiện trước khi lên kế hoạch đầu tư: Sự kiện trực tuyến được thực hiện dưới nhiều hình thức như Livestream, Hội nghị, Webinars,… Với mỗi loại hình sự kiện thì chương trình đều có những đặc điểm riêng về tiết mục, lời thoại, nội dung. Vì vậy, nếu như chỉ phát sóng trực tiếp trên phông nền ảo phía sau thì không thể truyền tải đầy đủ thông điệp đến đối tượng tham gia. 
• Lựa chọn nền tảng công nghệ sao cho phù hợp với kế hoạch Event online: Hai nền tảng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn cho kế hoạch Event online nhất là Zoom và Facebook, tuy nhiên Google Meet, Microsoft Team hoặc Youtube cũng được ưa chuộng. Nếu như tổ chức hội nghị hoặc hội thảo thì nền tảng tốt nhất sẽ là Zoom, còn đối với quảng bá thương hiệu hoặc sản phẩm làm đẹp thì Facebook sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo.
• Lập ngân sách cho sự kiện trực tuyến: Cho dù sự kiện trực tuyến ít tốn kém nhưng doanh nghiệp vẫn phải lập ngân sách chi tiêu cho khách mời, MC, trường quay, xe cộ,… Việc lập ngân sách không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí khi tổ chức sự kiện online mà còn để doanh nghiệp kịp thời loại bỏ tiết mục nếu cảm thấy chi phí quá cao.
• Kiểm duyệt nội dung trước khi sự kiện diễn ra: Tổng dợt là bước vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch Event online. Trước khi sự kiện diễn ra, MC và khách mời cần luyện tập để nói chuyện trôi chảy trước ống kính, tương tác với người tham dự sao cho tự nhiên và chân thực nhất có thể. Trong quá trình này, doanh nghiệp dễ dàng thay đổi lời thoại nếu thấy không phù hợp.

Những điều cần lưu ý khi lên kịch bản tổ chức hội nghị trực tuyến

Kịch bản là nền tảng để chương trình diễn ra mạch lạc và thành công. Người lên kịch bản phải lưu ý 3 điều sau: 

• Nội dung kịch bản phải phù hợp với thuần phong mỹ tục Việt Nam và thời điểm phát sóng. Đối với kịch bản sự kiện trực tuyến diễn ra trên nền tảng Facebook, nội dung cần phù hợp với mọi lứa tuổi và đa dạng phân khúc khách hàng.
• Lời thoại MC và khách mời phải được tổng dợt trước khi lên sóng. Trong quá trình tổng dợt, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh lại kịch bản. 
• Thời lượng của mỗi tiết mục cần được cân nhắc sao cho vừa đủ, tránh làm loãng nội dung chính. Ví dụ như chương trình quảng bá sản phẩm sẽ có tiết mục chơi minigame nhận thưởng, thế nhưng thời gian chơi không được kéo dài làm ảnh hưởng đến mạch chương trình.

Các bước lập kế hoạch Event online

Tuân thủ các bước tổ chức hội nghị trực tuyến sau đây để mọi sự kiện đều diễn ra suôn sẻ:

• Khảo sát thị trường: Tìm hiểu đối tượng tham gia và mục tiêu sự kiện.
• Phác thảo kế hoạch tổng thể: Tóm tắt khối lượng nội dung cần có trong sự kiện, ai sẽ đảm nhiệm vai trò nào.
• Lựa chọn nền tảng phát sóng: Chuẩn bị thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc ghi hình.
• Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện trực tuyến: Kịch bản gồm 3 phần chính là mở đầu, chương trình chính và kết thúc.
• Truyền thông tiếp thị sự kiện: Gửi thư mời cho khách tham dự hoặc công bố thời gian tổ chức sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội.
• Đo lường và tổng kết hậu sự kiện: Đánh giá tổng quan và chi tiết lại sự kiện sau khi tổ chức để rút kinh nghiệm và cải thiện. 

>> Xem thêm: Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ Livestream.

Chỉ cần ghi nhớ những lưu ý cho kế hoạch Event online được nêu rõ phía trên thì bất cứ sự kiện trực tuyến nào cũng diễn ra thành công. Doanh nghiệp hãy lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với nhiều năm kinh nghiệm để tiếp thị thương hiệu của mình một cách tốt nhất!