Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị tổng kết cuối năm thường cần phải xây dựng với nhiều bước chặt chẽ và có sự tính toán khoa học của giới chuyên môn về ngành nghề này. Nếu bạn chưa biết nên bắt tay vào thực hiện công đoạn nào trước thì những thông tin sau đây của JURO sẽ rất hữu ích để tham khảo đấy nhé!
Tầm quan trọng của kịch bản tổ chức hội nghị
Hội nghị là một dạng sự kiện thường được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước hoặc doanh nghiệp với nhiều mục đích khác nhau, thường gặp nhất chính là tiệc tổng kết năm, tri ân khách hàng hoặc ký kết hợp động với đối tác,…
Sự kiện hội nghị còn là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp có thể tạo cơ hội để truyền tải thông điệp, cung cấp thông tin và tô sáng tên tuổi của mình trên thị trường kinh doanh.
Chính vì khá quan trọng nên tổ chức hội nghị khách hàng hoặc hội nghị tổng kết cuối năm, cuối quý,… thường rất cần chỉn chu về mặt nội dung, hình ảnh và thông điệp truyền tải cuối cùng đến công chúng đó là gì?
Một sự kiện hội nghị thành công sẽ đem lại nhiều giá trị to lớn về mặt truyền thông, giúp doanh nghiệp có thể tái sử dụng những hình ảnh và thước phim đẹp có trong chương trình đã thực hiện để đi bài báo PR, cung cấp thông tin trên website hoặc các nền tảng social khác của mạng xã hội.
Vì mang tính nghiêm trọng nên thông thường các doanh nghiệp hoặc cơ quan nhà nước thường chọn những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để hỗ trợ và thực hiện tốt việc triển khai.
Những lưu ý khi chuẩn bị kịch bản tổ chức hội nghị
Để làm tốt một chương trình hội nghị, các đơn vị tổ chức sự kiện ngoài việc có kiến thức chuyên môn thì còn phải nắm rõ những lưu ý quan trọng để giúp sự kiện có thể diễn ra trôi chảy.
Những lưu ý sau đây chỉ mang tính chất tham khảo nhưng JURO tin chắc chúng sẽ rất hữu ích dành cho bạn khi nhận một dự án hội nghị cao cấp.
Xác định thời gian thực hiện chương trình hội nghị
Không phải hiển nhiên mà các thể loại chương trình sự kiện đều được thực hiện vào những ngày cuối tuần đâu bạn nhé! Lý do là vì sự kiện chỉ có thể đạt được kết quả tốt khi có đông đủ khách tham dự, mà để họ có mặt trong tiệc thì bạn cần phải xác định được thời gian mà số đông khách mời có thể tham gia được là khi nào.
Cuối tuần là ngày mà bất kỳ ai cũng rảnh và có thể dành thời gian để đi đến sự kiện của bạn nhất. Vậy nên việc xác định thời gian diễn ra sự kiện vào những ngày này sẽ giúp bạn kiểm soát tốt số lượng khách tham dự.
Ngoài việc xác định thời gian thì địa điểm cũng là thứ quyết định nên sự thành bại của việc khách tham dự sự kiện có đông hay không. Địa điểm gần khu vực trung tâm hoặc khu vực sinh sống của số đông khách tham dự thì số lượng của người ngồi trong bàn tiệc sẽ ổn hơn.
Xây dựng kịch bản chương trình phù hợp
Kịch bản được xem là bộ khung xương lớn của toàn bộ sự kiện bởi nhờ có nó mà thời gian, thứ tự sắp xếp các tiết mục và điều hướng MC phát biểu,… sẽ có thể kiểm soát tốt hơn.
Để tạo nên sự thành công lớn cho dự án sự kiện mà bạn đảm nhận, trước hết cần phải xác định rõ mục đích cuối cùng mà doanh nghiệp ấy đang muốn hướng đến là gì?
Từ điều này, việc xây dựng kịch bản sẽ đi theo đúng hướng ngay từ những bước ban đầu, đảm bảo hiệu quả của công việc diễn ra theo đúng mong muốn khách hàng.
Dựa trên kịch bản tổ chức hội nghị để sắp xếp công việc
Khi đã nắm trong tay kịch bản final (kịch bản đã được kiểm duyệt cuối) thì bước tiếp theo đó là phân chia công việc cho nhân sự của công ty.
Những nhân sự được phân công sẽ có thể mạnh riêng trong từng vị trí khác nhau, thế nên bạn cần phải cân nhắc kỹ để họ có thể thể hiện tốt nhiệm vụ được giao phó.
Khi phân công bạn cần phải chú ý chi tiết các hạng mục cần người quản lý và thực hiện để toàn bộ sự kiện có thể kiểm soát tốt nhất.
Chuẩn bị và chạy thử chương trình
Set up và chạy thử chương trình sẽ là bước giúp bạn canh được tiến độ của kế hoạch và có phương pháp điều chỉnh hợp lý cho khách hàng.
Không chỉ thế, điều này còn giúp bạn điều chỉnh được lượng thời gian thực hiện của mỗi tiết mục, điều phối được nhân viên kiểm soát từng mục công việc sao cho hợp lý nhất.
Có thế bạn quan tâm:
- Tổ chức sự kiện gồm những công việc gì: Tất tần tật thông tin về tổ chức sự kiện
- Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện: Tổng hợp các bước chi tiết nhất
Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị tổng kết chi tiết 2022
Để xây dựng một mẫu tổ chức hội nghị cụ thể, một số phương thức thực hiện sau đây sẽ là gợi ý thú vị dành cho bạn đấy nhé!
Cách viết mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng
Nội dung của một sự kiện hội nghị sẽ bao gồm nhiều đầu mục cần thực hiện, nhưng quan trọng nhất vẫn chính là kịch bản dành cho MC, kịch bản dự phòng (backup trước những rủi ro), chi tiết các công việc cần thực hiện,…
Timeline cho từng mục câu việc theo thứ tự cũng là thứ mà các planner (lập kế hoạch) cần phải chú ý để tổng thể chương trình diễn ra đúng theo kế hoạch, không lố thời gian ở địa điểm thuê mặt bằng tổ chức sự kiện.
Ngoài ra, một mẫu sự kiện hoàn chỉnh sẽ cần phải điều chỉnh nhiều lần. Thế nên bạn đừng nản lòng trong những lần chỉnh sửa với bên đối tác để có một chương trình phù hợp nhất nhé.
Chi tiết mẫu kịch bản tổ chức hội nghị tổng kết
| STT | Thời gian | Đầu việc | Chi tiết công việc | Nhân sự phụ trách |
| 1 | 30 phút | Đón khách tại sảnh |
|
|
| 2 | 15 phút | Khai mạc hội nghị |
|
|
| 3 | 90 phút | Trình bày | MC cùng người đại diện công ty sẽ cùng nhau điều hướng chương trình. Giới thiệu những đầu mục quan trọng có trong sự kiện lần này là gì? Những điều mà người tham dự cần quan tâm. |
|
| 4 | 15 phút | Nghỉ giải lao hoặc mời khách dùng bữa nhẹ (tiệc trà, tiền mặn,…) | Đội ngũ ở địa điểm thuê mặt bằng tổ chức sự kiện sẽ tự phân chia công việc phục vụ thực khách. | Lễ tân, phục vụ tiệc |
| 5 | 50 phút | Những giải pháp và số liệu sẽ được đưa ra | Những câu hỏi và lời giải đáp của chuyên gia sẽ được diễn ra ở tiết mục này. | Diễn giả, chuyên gia hoặc khách tham dự sự kiện. |
| 6 | 15 phút | Tổng kết chương trình | Tổng kết lại những trình bày có trong chương trình, đưa ra hướng giải quyết hoặc hướng đi mới cho doanh nghiệp trong sự phát triển. | Diễn giải, đại điện công ty hoặc MC. |
| 7 | 10 phút | Bế mạc |
|
|
| 8 | Dọn dẹp | Thu gom các trang thiết bị, đồ đạc, dọn dẹp vệ sinh từng khu vực. | Đội hậu cần |
Tổ chức hội nghị khách hàng với kịch bản ấn tượng và chuyên nghiệp cùng Truyền Thông Juro
JURO Production là một trong những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh đã có rất nhiều năm kinh nghiệm. Trong những dự án thành công thì loại hình sự kiện hội nghị khách hàng hoặc tổng kết cuối năm,… không hề làm khó được chúng tôi.
Nhờ việc sở hữu đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm, nhiệt huyết, năng động và biết cách sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ trong sự kiện tốt nên JURO sẽ đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích to lớn về hình ảnh và thước phim đẹp, đem lại giá trị truyền thông rất tốt.
Chỉ cần để lại thông tin tại website này hoặc liên hệ trực tiếp đến số hotline của chúng tôi là bạn đã có thể an tâm về dự án sự kiện hội nghị cấp cao rồi đấy.
Nhanh tay liên hệ và an tâm với những dịch vụ chuyên nghiệp tại JURO Production!