Để chuẩn bị cho ngày khai trương quán cafe chắc chắn sẽ có rất nhiều thứ phải chuẩn bị. Dưới đây là một số lưu ý dành cho các chủ quán tương lai, cùng tìm hiểu với Juro nhé!
Xem thêm: Những kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp và thành công
Tại sao chương trình khai trương quán cafe lại quan trọng?
Có câu “Đầu xuôi, đuôi lọt”, do đó ngày khai trương quán cafe mang ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đầu tiên, ngày khai trương đánh dấu một cột mốc khởi đầu mới và cũng là dịp để bạn thông báo về sự xuất hiện của quán. Bên cạnh đó, đây cũng là một cơ hội tốt để truyền thông, quảng bá hình ảnh cũng như tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, những người chưa và sẽ có thể sử dụng dịch vụ của quán tương lai.
Khai trương quán cafe cần chuẩn bị những gì?
Giai đoạn trước ngày khai trương quán cafe
#1 Hoàn thành giấy phép kinh doanh và hoạt động liên quan
Để bắt đầu khai trương quán cà phê, có một việc vô cùng quan trọng đó là các bạn phải hoàn tất các loại giấy tờ bắt buộc với sự chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền theo đúng quy định của pháp luật.
#2 Xác định ngày và giờ tổ chức khai trương
Ngày giờ khai trương quán cà phê cũng có ý nghĩa rất lớn. Ngày được chọn phải là ngày lành, tháng tốt và hợp với gia chủ. Cùng với đó, để thu hút đông đảo khách hàng tới tham gia các bạn nên chọn ngày khai trương vào cuối tuần, tránh những ngày có sự kiện trọng đại.
#3 Thiết kế và trang trí không gian quán cafe
Bạn cần phải có một kế hoạch cải tạo và thiết kế không gian quán cà phê. Theo đó, hãy chuẩn bị bản thiết kế chi tiết và có kế hoạch mua bán cụ thể về vật liệu xây dựng cũng như vật dụng decor cửa hàng. Song song với đó, các bạn cũng cần tìm hiểu và chuẩn bị các loại máy móc, thiết bị pha chế. Tuy nhiên, hãy căn cứ vào ngân sách cụ thể để lựa chọn máy móc, đồ dùng sao cho hợp lý.
Xem thêm: Chi tiết cách lập bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương chuyên nghiệp
#4 Xây dựng hệ thống làm việc và đào tạo nhân viên
Nếu muốn quán cà phê hoạt động có quy củ và hiệu quả hãy xây dựng một hệ thống làm việc chỉn chu. Bao gồm các quy định, quy tắc hoạt động và ca làm việc cho nhân viên. Thông qua đó, người làm chủ cũng có thể quản lý dễ dàng và giám sát chặt chẽ được các hoạt động trong quán.
Song song với đó là kế hoạch đào tạo hệ thống nhân viên. Đây là việc làm vô cùng quan trọng không chỉ dành cho ngày khai trương mà còn cho quá trình hoạt động về sau. Hãy xem xét kỹ lưỡng trong khâu tuyển dụng về cách ứng xử về kỹ năng làm việc bởi nhân viên cũng đang đại diện cho bộ mặt của quán.
#5 Thiết lập menu thức uống cho ngày khai trương
Menu nước uống cho ngày khai trương quán cà phê cần được chuẩn bị thật đầy đủ bao gồm những món mà bạn đang kinh doanh. Đặc biệt, những món nào cần đẩy mạnh giới thiệu trong ngày khai trương bạn có thể sử dụng các hình thức khuyến mãi đặc biệt để nhấn mạnh vào sản phẩm đó.
#6 Xác định quy mô và danh sách khách mời tham dự
Xác định trước quy mô và khách mời tham dự để chuẩn bị sao cho chu đáo. Nhất là nguyên vật liệu để chế biến thức uống, làm sao để có thể đáp ứng đủ cho số lượng khách đến quán. Hạn chế tình trạng hết nguyên liệu giữa chừng không thể phục vụ đầy đủ cho khách hàng.
#7 Dự trù khi phí khai trương quán cafe
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện để các bạn không gặp phải tình trạng vung tay quá trán. Biết cách cân đối giữa các hạng mục cần chi, cái nào cần thiết phải đầu tư nhiều cái nào không cần chú trọng đầu tư.
#8 Xây dựng kịch bản chương trình và bố trí nhân sự
Kế hoạch khai trương quán cà phê không thể thiếu một kịch bản chỉn chu và chi tiết. Việc xây dựng kịch bản ngoài việc sắp xếp công việc còn để ứng phó tốt với các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Song song với đó, bạn cũng cần phân chia khu vực cụ thể và nhiệm vụ của các nhân sự liên quan.
Xem thêm: Gợi ý mẫu kịch bản tổ chức khai trương cửa hàng kèm MC Script chi tiết
#9 Mua sắm hoặc thuê các trang thiết bị cần thiết
Thời gian đầu các bạn sẽ tốn khá nhiều chi phí để đầu tư cho các trang thiết bị cần thiết. Do đó, hãy tìm hiểu thật kỹ cái nào cần thiết và cái nào không cần thiết để tránh lãng phí cũng như đáp ứng tốt nhu cầu cho các hoạt động của quán.
#10 Dự phòng các rủi ro và giải pháp khắc phục
Ngày khai trương sẽ có đông khách hàng tới trải nghiệm, do đó việc xuất hiện một số tình huống phát sinh là hoàn toàn có khả năng. Để tránh tình trạng trở tay không kịp, các bạn nên dự trù các tình huống đồng thời đưa ra hướng giải quyết phù hợp. Ngày hôm đó, nếu lỡ có bất kỳ điều gì xảy ra cả bạn và nhân viên sẽ không còn cảm thấy bỡ ngỡ và xử lý mọi việc nhanh gọn hơn, giảm thiểu tối đa hậu quả.
#11 Truyền thông marketing cho sự kiện khai trương
Để sự kiện khai trương quán cafe được mọi người biết đến nhiều hơn thì đẩy mạnh truyền thông marketing là điều hết sức cần thiết. Cùng với đó, các bạn cũng nên tận dụng sức nóng của ngày khai trương để lan tỏa thương hiệu của mình.
Xem thêm: Cách marketing cho ngày khai trương mang lại hiệu quả tích cực
#12 Quà tặng cho khách hàng ngày khai trương
Ngày khai trương sẽ càng thêm sôi nổi nếu các bạn triển khai thêm nhiều chương trình khuyến mãi và tặng quà cho khách hàng. Và dưới đây là một số gợi ý dành cho các bạn:
- Giảm giá sâu vào khung giờ vàng
- Bốc thăm trúng thưởng
- Chiết khấu phần trăm trên tổng hoá đơn
- Tặng quà lưu niệm: Cốc, sổ tay, nón,… có in logo thương hiệu
Xem thêm: Gợi ý những món quà tặng khai trương cửa hàng hay và ý nghĩa nhất
Giai đoạn trong ngày khai trương quán cafe
#1 Nhắc lại các hoạt động và chạy thử với nhân sự liên quan trước giờ
Không quên kiểm tra thêm một lần nữa trước khi ngày khai trương diễn ra. Do đó, với cương vị là một người quản lý hãy nhắc lại các hoạt động cần thiết và chạy thử cùng các nhân sự liên quan. Điều này sẽ giúp các bạn kịp thời điều chỉnh công việc sao cho phù hợp.
#2 Tiến hành chương trình theo kịch bản đã xây dựng
Hãy tiến hành mọi công tác đúng theo kịch bản đã xây dựng từ trước nhằm đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và hạn chế gặp rắc rối.
#3 Linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh trong khi diễn ra sự kiện
Mặc dù đã chuẩn bị kịch bản nhưng trên thực tế sẽ có một số tình huống phát sinh xuất hiện, thế nên hãy căn cứ vào tình hình lúc đó để đưa ra hướng xử lý cho phù hợp.
Xem thêm: Cách tổ chức khai trương cửa hàng và những thông tin cần biết!
Giai đoạn sau ngày khai trương quán cafe
#1 Tổng kết sự kiện, đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm
Sau sự kiện, việc chúng ta cần làm là tổng kết, đánh giá và rút kinh nghiệm. Công tác này sẽ giúp chúng ta đo lường được mức độ hiệu quả của chương trình đồng thời nhìn nhận được những điểm tốt và điểm còn thiếu sót để những sự kiện sau có thể khắc phục và làm tốt hơn.
#2 Tiến hành các hoạt động truyền thông sau sự kiện
Ngày khai trương đã kết thúc không có nghĩa mọi hoạt động truyền thông sẽ dừng lại mà chúng ta hãy tận dụng sức nóng từ đó để đẩy mạnh công tác truyền thông và tăng độ phủ cho thương hiệu.
#3 Tiếp tục cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là những yếu tố cõi lõi để thương hiệu phát triển lâu dài. Do đó, bạn phải không ngừng nâng cao chất lượng, cải thiện dịch vụ tốt nhất có thể. Khi kinh doanh quán cà phê chúng ta phải đón tiếp và phục vụ rất nhiều khách hàng khác nhau. Vì vậy các bạn cứ cố gắng làm tốt nhất mọi thứ có thể để làm hài lòng khách hàng.
#4 Xây dựng các chương trình để giữ chân khách hàng
Thời gian đầu hoạt động khi thương hiệu còn non trẻ, lượng khách quen chưa nhiều do đó hãy đẩy mạnh các chương trình để có thể giữ chân khách. Các bạn có thể tổ chức các chương trình khuyến mãi hay các minigame mang hình thức giải trí và quà tặng nho nhỏ để khích lệ khách hàng tham gia và tới trải nghiệm quán thường xuyên hơn.
Xem thêm: Những công việc cần chuẩn bị khi tổ chức khai trương công ty chuyên nghiệp!
Câu hỏi thường gặp khi khai trương quán cafe
Không gian quán cafe tôi quá nhỏ để tổ chức sự kiện thì sao?
Một trong những vấn đề mà không ít chủ cửa hàng lăn tăn khi tổ chức khai trương chính là sợ không gian quán quá nhỏ mà ngày đầu khai trương lượng khách đến quá đông thì không đủ để phục vụ cho khách hàng.
Do đó, chúng ta cần phải làm khảo sát và dự trù số lượng khách tham gia cho phù hợp. Hãy cố gắng sắp xếp không gian tối ưu nhất có thể và chuẩn bị thêm một số bộ bàn ghế dự phòng.
Tại sao sự kiện của tôi không thu hút nhiều khách hàng tham gia?
Có lẽ do công tác truyền thông của bạn chưa thật sự thu hút và thời gian quảng cáo chưa đủ dài để tiếp cận được với đông đảo công chúng. Hoặc cũng có thể đối tượng tiếp cận của bạn chưa đúng với tệp khách hàng mà bạn đang mong muốn hướng tới.
Đâu là những nguyên nhân khiến cho sự kiện khai trương thất bại?
Công tác truyền thông kém hiệu quả, khiến cho khách hàng không biết tới nhiều và ngày khai trương chỉ lác đác mấy lượt khách tham gia. Cùng với đó, đội ngũ nhân viên làm việc không ăn ý, gặp nhiều lỗi khiến khách hàng phàn nàn.
Và đặc biệt, một nguyên nhân khiến sự kiện khai trương quán cafe thất bại chính là công tác chuẩn bị sơ sài, nguyên vật liệu không đủ để phục vụ thức uống cho khách hàng.
► Xem thêm:
- Gợi ý mẫu bài phát biểu khai trương cửa hàng công ty chuyên nghiệp
- Mẫu STT thông báo khai trương cửa hàng chuyên nghiệp hay nhất
- Kinh nghiệm chụp ảnh khai trương cửa hàng đẹp và chuyên nghiệp A-Z
Hy vọng rằng với những thông tin Truyền Thông Juro vừa chia sẻ sẽ giúp các bạn hiểu được cách khai trương quán cà phê như thế nào và cần thực hiện những gì. Ngoài ra, nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhé!