Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp sẽ giúp bạn thực thi chương trình thực tế một cách tốt nhất, tránh được nhiều rủi ro có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến toàn tiến độ của sự kiện. Để hiểu rõ hơn về mẫu kế hoạch này, bài viết này chính là gợi ý thú vị của JURO dành cho bạn.
Các bước xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng
Khác với những hình thức tổ chức sự kiện thường gặp, tổ chức hội nghị mang tính trang trọng và nghiêm túc hơn rất nhiều nhưng mạch dẫn chương trình vẫn cần phải thu hút được sự quan tâm của khách tham dự.
Những đối tượng tham gia buổi sự kiện sẽ có thể là trở thành khách hàng trong tương lai của công ty nếu bạn chú ý hơn vào việc chỉnh chu hình ảnh, nội dung và thông điệp truyền tải hay ho. Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện đóng góp to lớn vào hiệu quả và sự thành công của chương trình hội nghị.
Xác định mục đích của doanh nghiệp khi tổ chức hội nghị khách hàng
Ngay từ đầu khi chúng ta định hướng được rõ mục đích của chương trình hội nghị khách hàng là gì thì nội dung truyền tải sau sự kiện sẽ đạt được đúng như mong muốn.
Nếu sự kiện của bạn thực hiện có nhiều hơn một mục đích thì hãy ưu tiên lựa chọn ý tưởng chung và thực hiện tổng quát, tuy nhiên vẫn cần tô sáng một mục đích quan trọng nhất.
Điển hình như kế hoạch tổ chức hội nghị dành cho khách hàng khi ra mắt một sản phẩm mới, nội dung chính chúng ta cần tập trung đó là tri ân khách hàng và nội dung phụ đó là ra mắt sản phẩm mới.
Xác định đối tượng tham dự hội nghị tri ân khách hàng
Màu sắc của mỗi nhóm khách hàng sẽ khác nhau thế nên khi thực thi một hội nghị khách hàng chuyên nghiệp, chúng ta cần xác định rõ chân dung đối tượng tham dự tiệc là những ai, điều gì phù hợp và điều gì nên né tránh.
Những sự kiện tổ chức hoành tráng nhưng không nhận lại kết quả như mong muốn thường đến từ việc xác định sai nhóm đối tượng, tạo sự lạc quẻ trong suốt chương trình.
Kinh phí dự trù khi thực hiện hội nghị khách hàng
Chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định nên quy mô của một sự kiện hội nghị. Tiền bỏ ra càng nhiều quy mô sẽ càng lớn, ngược lại cũng như vậy.
Khi bắt tay vào việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, điều chúng ta cần cân nhắc nhất đó là chi phí được giao cho là bao nhiêu, liệu có đủ để những ý tưởng trong bảng kế hoạch biến đổi thành sự thật.
Việc dự trù kinh phí tổ chức là một khâu không thể thiếu trong kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng!
Chọn thời gian tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp
Bạn muốn các bàn tiệc trong chương trình full khách tham dự để lên hình đẹp và tạo hiệu ứng đám đông hiệu quả thì việc xác định rõ thời gian tổ chức sự kiện là điều rất cần thiết trong quy trình tổ chức sự kiện.
Nếu xác định thời gian tổ chức sự kiện không phù hợp thì khách tham dự tiệc sẽ rất thưa thớt, khiến sự kiện của bạn không đạt được kết quả tốt.
Khung thời gian phù hợp mà bạn có thể tham khảo đó là vào ngày cuối tuần, vào buổi sáng (gần khung giờ ăn trưa) và buổi chiều tối (gần khung giờ ăn chiều).
Địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng
Địa điểm tổ chức sự kiện chưa bao giờ trở nên dễ dàng với nhiều doanh nghiệp bởi mức giá, không gian, giao thông và khu chứa xe,…
Người thực hiện sự kiện nên tham khảo nhiều địa điểm khác nhau để có thể so sánh và đưa ra quyết định chính xác nhất.
Phân công và xác định đội tổ chức sự kiện
Để có thể đảm bảo tiến độ công việc diễn ra trôi chảy thì bạn cần phải xác định và thành lập bản tổ chức càng sớm càng tốt.
Đội ngũ nhân viên được phân chia sẽ đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nhau, đem lại kết quả cuối cùng phù hợp với mong muốn có ban lãnh đạo hoặc khách hàng (Đối với các đơn vị tổ chức sự kiện).
Những vị trí cần có nhân viên phụ trách như sau:
- Bộ phận truyền thông và lên ý tưởng: Tại đây, nhóm nhân viên được phân công sẽ lên ý tưởng, xác định visual, concept, kịch bản, trang trí,… trong và sau sự kiện.
- Bộ phận hậu cần: Những người được phân công tại vị trí này sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ và đảm bảo hành thành tốt nhiệm vụ đến từ quản lý sự kiện.
- Bộ phận điều hành: Người này sẽ nhớ rõ về kịch bản của sự kiện và phân bổ vị trí công việc cho từng nhân viên sao cho phù hợp nhất.
Tìm hiểu thêm: Ban tổ chức sự kiện gồm những ai? Tham khảo thông tin chi tiết về các vị trí công việc và vai trò chính của nhân sự trong ekip tổ chức sự kiện.
Sáng tạo ý tưởng sự kiện hội nghị
Ý tưởng mới lạ là điều cần thiết để sự kiện của bạn thành công và giữ được trái tim của khách hàng. Vậy nên team truyền thông ngay lúc này sẽ phải hoạt động hết công suất để có thể “ra lò” những ý tưởng độc đáo nhưng phù hợp với chủ đề.
Chủ đề là thông điệp doanh nghiệp muốn truyền tải đến công chúng. Chủ đề có thể tóm gọn lại bằng một câu slogan ngắn gọn, dễ nhớ và súc tích nhất.
Concept khác với chủ đề vì nó ví như linh hồn của hội nghị tri ân khách hàng. Nó sẽ giúp tất cả các hạng mục bên trong sự kiện trở lên liên quan đến nhau hơn.
Lập kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng
Kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng hoàn chỉnh sẽ không thể thiếu đi một kịch bản chỉnh chu với các chi tiết thông tin cụ thể để người quản lý có thể dễ dàng phân công và nắm bắt tình hình của từng khu vực trong tiệc.
Dựa trên kịch bản, mọi nhân viên trong công ty sẽ có quy trình làm việc trôi chảy hơn và giải quyết nhanh những phát sinh có thể xảy ra.
Xem thêm: Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị tổng kết
Lên danh sách khách mời
Số lượng khách hàng sẽ góp phần giúp bạn lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Số lượng khách hàng quá đông thì cần những trung tâm hội nghị có diện tích rộng rãi, ngược lại thì chỉ nên lựa chọn những phòng họp đơn giản.
Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết nhất
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị mỗi năm sẽ có mỗi thay đổi để đáp ứng tốt mong muốn của doanh nghiệp trong việc truyền tải thông điệp và thu hút khách hàng.
Sau đây sẽ là một mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị chi tiết nhất mà bạn có thể tham khảo và áp dụng vào chương trình mình sắp thực hiện.
| Thời gian | Nội dung công việc |
| 30 phút trước sự kiện | Lễ tân và team hậu cần có nhiệm vụ đón khách và kiểm soát tình hình tại trung tâm sảnh để tránh việc mất trật tự và làm ảnh hưởng đến tính chất trang nghiêm của hội nghị.
Ngoài ra, bộ phận này còn cần phải điều hưởng PG để đón khách và điều hướng khách đi vào bàn tiệc. |
| 5 – 15 phút ổn định chỗ ngồi và bắt đầu sự kiện | Mở đầu bữa tiệc bằng một chương trình văn nghệ sôi động (phù hợp với nội dung của chương trình). |
| 5 phút dành cho MC | MC xuất hiện và giới thiệu bản thân. Sau đó gửi lời chào đến mọi người tham dự tiệc và giới thiệu về chương trình. |
| 30 phút | MC sẽ điều hướng ban đại diện công ty lên sân khấu để khai mạc tiệc, triển khai chi tiết một số nội dung có thể truyền tải. |
| 25 phút | Khách hàng bắt đầu dùng tiệc (tiệc trà hoặc tiệc mặn). Cùng lúc đó LED sẽ trình chiếu một số hình ảnh của sự kiện, thông tin của sản phẩm mới hoặc video về chặn đường của công ty. |
| 20 phút | Để tăng thêm sự thu hút cho khách tham dự bạn nên có thêm trò chơi (mini game) với những phần quà hấp dẫn hoặc có liên quan tới sản phẩm mới của chương trình. |
| Cuối | MC mời đại diện công ty lên để tổng kết lại một số thông tin quan trọng và gửi lào cảm ơn đến quan khách tham dự.
Ở phần này bạn có thể điều hướng MC hướng dẫn khách hàng nhận quà sau sự kiện. |
Đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị trọn gói TPHCM – Truyền Thông Juro
Nhìn chung, việc thực thi một sự kiện hội nghị khách hàng thường không đơn giản nếu bạn không có kinh nghiệm, kiến thức và nhân sự hỗ trợ chương trình.
Những lúc như thế này, bạn cần nhờ đến sự trợ giúp của các đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói để có thể làm nên một chương trình nhiều ý nghĩa, đạt được mục đích thương mại cuối cùng hiệu quả.
Trong khu vực phía nam, JURO Production là một trong những đơn vị chuyên thực hiện và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau, cam kết đem lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp.
Với nhiều năm làm nghề và sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, các khâu chuẩn bị, lên ý tưởng và thực thi sẽ diễn ra trôi chảy, thậm chí còn giải quyết tốt một số rủi ro có thể phát sinh trong sự kiện đang diễn ra.
Chỉ cần để lại thông tin tại website này hoặc gọi ngay vào số hotline của JURO, mọi ý tưởng, kế hoạch hoặc mục đích của bạn sẽ được chúng tôi hỗ trợ hết mình và cùng nhau đưa ra mức giá sự kiện ổn nhất.
Còn chần chừ gì mà không liên hệ đến JURO để cùng nhau thực hiện một sự kiện hoành tráng và ý nghĩa!