8 Bước Cơ Bản Để Lên Kế Hoạch Tổ Chức Hội Nghị Cần Lưu Ý

Kế hoạch tổ chức hội nghị

Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị là yếu tố cần thiết mà doanh nghiệp cần quan tâm để mang lại chất lượng chương trình chuyên nghiệp đến với khách mời.

Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị là chìa khóa giúp đơn vị tổ chức tạo được ấn tượng với các đối tác nhờ vào sự chỉn chu và chuyên nghiệp. Ngoài ra, việc lập kế hoạch cho chương trình này còn giúp chúng ta tránh được tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi tổ chức và tạo được niềm tin cho các khách mời tham dự.

Tổ chức hội nghị là gì?

Tổ chức hội nghị là chương trình sự kiện họp mặt giữa các đối tác và doanh nghiệp để cùng trình bày một vấn đề đang gặp phải hay một chiến lược định hướng trong thời gian tới. Đây cũng là cụm từ không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Không như những loại hình sự kiện khác, cuộc họp hội nghị mang tính chất trang trọng hơn, cần sự chỉnh chu trong mọi hạng mục chương trình nhằm bàn về các vấn đề lớn, công việc, phương án hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.

Tổ chức hội nghị là gì?
Tổ chức hội nghị là gì?

Sự khác nhau giữa hội nghị và hội thảo 

Hội thảo (Seminar) là cuộc họp mặt của một tổ chức, một cá nhân với những người có cùng mối quan tâm chung về nội dung của chương trình đó. Thời gian, địa điểm tổ chức thường được xác định trước trong thư mời và chỉ những người có thư mời mới có thể tham gia chương trình.

Ngược lại đối với hội nghị (Conference) sẽ mang tính chất trang trọng hơn và cần sự chỉn chu trong mọi khâu công tác chuẩn bị. Đây là cuộc họp có quy mô lớn đối với doanh nghiệp, bởi trong chính sự kiện này họ sẽ có thể giới thiệu những thông tin sản phẩm, chiến lược tới các đối tác.

Ý nghĩa của việc xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị

Việc lên kế hoạch tổ chức hội nghị giúp doanh nghiệp quản lý các từ khâu bắt đầu đến khi kết thúc chương trình một cách kỹ lưỡng, giảm thiểu rủi ro nhất có thể. 

Đây cũng là cách giúp đơn vị mang đến hình ảnh thương hiệu đầy đủ nhất đến với các đối tác, đem lại nhiều giá trị truyền thông hiệu quả. Hơn thế nữa, xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình sẽ giúp bạn tạo lòng tin với khách hàng nhờ thể hiện được sự chuyên nghiệp trong khâu tổ chức.

8 Bước cơ bản để lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Tùy theo quy mô, tính chất của hội nghị mà người ta sẽ có những bước xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị phù hợp, nhưng tổng quan lại để lập kế hoạch tổ chức hội nghị không thể không bỏ qua 8 bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định mục đích tổ chức hội nghị

Trước khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức chương trình, bạn cần xác định mục đích cuộc họp đó là gì để có thể xây dựng và định hướng buổi họp đó theo đúng nội dung mà doanh nghiệp muốn giới thiệu đến khách tham dự. 

Xác định mục đích của việc tổ chức hội nghị
Xác định mục đích của việc tổ chức hội nghị

Ngoài ra với mỗi loại mục tiêu hội nghị khác nhau sẽ có một loại hình tổ chức phù hợp.

Bước 2: Xác định chủ đề của hội nghị

Xác định chủ đề của chương trình là bước không thể thiếu khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Bởi đại đa số các doanh nghiệp khi tổ chức cuộc họp này đều mong muốn có một sự kiện mang đậm màu sắc thương hiệu. 

Thông qua hội nghị này, đơn vị tổ chức muốn giới thiệu nội dung chính của buổi họp qua việc giới thiệu hình ảnh chủ đề đặc trưng và có thể tạo cho khách hàng ấn tượng ngay từ khi bước chân vào sự kiện.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị

Trong quy trình tổ chức hội nghị thì lập kế hoạch tổ chức chính là bước giúp bạn hình dung cụ thể từng phần khi chương trình diễn ra:

  • Xác định nội dung cuộc họp để có thể định hướng hình ảnh cho buổi hội nghị đấy
  • Thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị cần được xác định và chuẩn bị kỹ lưỡng
  • Dự đoán mức kinh phí tổ chức và những rủi ro có thể xuất hiện khi chương trình diễn ra
  • Lập danh sách khách mời sẽ tham dự
  • Chuẩn bị các nội dung thông báo chính về khai mạc, bế mạc hội nghị
  • Tìm đơn vị hợp tác để cùng lên kế hoạch tổ chức hội nghị
Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị
Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị

Bước 4: Nắm rõ các công tác cần chuẩn bị cho hội nghị

Sau khi doanh nghiệp đã có được một kế hoạch tổ chức hội nghị thì công việc tiếp theo là thực hiện các hạng mục đã lập ra như:

  • Chạy truyền thông, thông báo cho sự kiện
  • Soạn thảo và in các tài liệu phục vụ cho hội nghị
  • Phát thư mời tới các đối tác, khách mời
  • Chuẩn bị phòng họp có sức chứa đủ số lượng khách mời cũng như đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ cuộc họp
  • Liên hệ với các dịch vụ chuẩn bị thức ăn, an ninh cho sự kiện

Bước 5: Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị

Khi lên kế hoạch tổ chức hội nghị, bạn cần xác định thời gian cũng như địa điểm tổ chức để có thể lên quy trình và thực hiện trước khi chương trình bắt đầu.

Người tổ chức cần đảm bảo khả năng hoàn thiện các hạng mục cần có trong cuộc họp để, từ đó sẽ phân bổ thời gian thực hiện cho phù hợp.

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị 
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị

Ngoài ra, đơn vị tổ chức hội nghị cần check xem thời gian và địa điểm chương trình diễn ra có bị trùng với các sự kiện khác hay không? Đồng thời xem tình hình thời tiết tại khu vực hội nghị diễn ra có thuận lợi để đi đến cuối chương trình không?

Bước 6: Lên danh sách khách mời

Sau khi lên danh sách khách mời, doanh nghiệp nên rà soát lại một hoặc hai lần nữa để tránh bỏ lỡ một đối tác nào trước khi soạn thảo và in thư mời.

Việc rà soát lại danh sách khách mời sẽ giúp đơn vị tổ chức tránh bỏ sót bất kỳ khách mời nào, đây cũng là cách thể hiện mối quan hệ bền vững và mong muốn hợp tác lâu dài cùng họ.

Bước 7: Tổ chức hội nghị

Khi bắt đầu chương trình, đội ngũ điều hành sự kiện cần bám sát theo kế hoạch tổ chức hội nghị để có những chỉ đạo phù hợp với timeline, kịch bản cuộc họp. 

ke hoach to chuc hoi nghi 5

Bên cạnh đó, người quản lý cần giám sát và theo dõi mọi hoạt động của buổi họp để có xảy ra những sự cố nào thì sẽ có phương án phù hợp khắc phục và đảm bảo các bộ phận hoàn thành tốt các công việc được giao.

Bước 8: Kết thúc hội nghị và đánh giá

Sau khi hội nghị kết thúc, ban tổ chức nên gửi lời cảm ơn và tri ân đến khách mời đã dành thời gian tham dự sự kiện. Công đoạn tiếp theo là dọn dẹp vệ sinh, thu dọn các thiết bị và trả lại nơi tổ chức cho bên thuê mặt bằng. Điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế của doanh nghiệp đối với các đối tác.

Họp “feedback" sau hội nghị
Họp “feedback” sau hội nghị

Và bước cuối cùng là ban tổ chức chương trình nên có một buổi họp “feedback” để cùng đánh giá những gì đã và chưa làm được trong kế hoạch tổ chức hội nghị. Từng bộ phận sẽ báo cáo và nhận xét cần phải cải thiện điều gì để lần tổ chức tới sẽ đạt được kết quả tốt hơn.

Trên đây là 8 bước cơ bản để xây dựng một kế hoạch tổ chức hội nghị mà bất kỳ đơn vị tổ chức nào cũng không nên bỏ qua. Vì tính chất một cuộc họp hội nghị là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp và đối tác, chính vì thế bạn đừng bỏ qua những bước này để có cho mình một kế hoạch tổ chức hội nghị gây ấn tượng với khách mời nhé!

BÀI VIẾT MỚI