Bạn muốn tổ chức sự kiện ngoài trời nhưng vẫn chưa có nhiều kinh nghiệm về việc này. Đừng lo, xem ngay bài viết này để hiểu thêm về sự kiện ngoài trời.
Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn được nhiều đơn vị ưa chuộng bởi sự thoáng đãng, không gian rộng rãi và có thể thoải mái trong việc sắp xếp, bày trí. Đồng thời, việc tổ chức sự kiện ngoài trời còn khiến cho chương trình đó không bị gò bó và nhàm chán, tạo sự thích thú cho khách mời.
Tuy nhiên, để tổ chức một sự kiện ngoài trời thành công thì chúng ta cần lưu ý nhiều thứ. Cụ thể đó là gì, hãy cùng tìm hiểu trong bài bài viết dưới đây nhé!
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Trước khi đi sâu vào những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời, điều đầu tiên chúng ta cần biết là tổ chức sự kiện ngoài trời là gì.
Tổ chức sự kiện ngoài trời là bao gồm những hoạt động như lên ý tưởng, xây dựng kịch bản, lên thời gian, cung cấp nhân sự cho sự kiện và thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện đó ở không gian bên ngoài. Tùy và mục đích và nhu cầu tổ chức mà mọi người có thể chọn những địa điểm cho sự kiện ngoài trời có thể là sân golf, công viên, bãi biển, sân vận động,…
Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời
Trong vai trò là ban tổ chức chương trình, chúng ta cần lưu ý những điều sau để tránh những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời.
Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời phải hợp lý
Lựa chọn địa điểm thích hợp cho một sự kiện ngoài trời là điều tiên quyết cho việc tổ chức sự kiện ngoài trời bởi nó là một trong những yếu tố góp phần cho sự thành công của chương trình. Để lựa chọn vị trí tổ chức hợp lý ta cần phải giải đáp những câu hỏi sau:
- Sự kiện ngoài trời có nội dung như thế nào?
- Khán giả, khách mời sẽ tham gia sự là ai?
- Diện tích, không gian ngoài trời, số lượng người tham gia là bao nhiêu?
- Những vấn đề về về di chuyển, gửi xe, an ninh cho sự kiện ngoài trời là gì?
Ngoài ra, có một nhược điểm khi tổ chức sự kiện ngoài trời là một số địa điểm sẽ yêu cầu thực hiện các thủ tục hành chính, phải xin phép. Do đó, đơn vị thực hiện cần cân nhắc việc lựa chọn địa điểm sao cho hợp lý.
Thời tiết
Yếu tố thời tiết là một trong những lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời mà ta cần chú ý tiếp theo. Chúng ta không nên lựa chọn option tổ chức sự kiện ngoài trời trong mùa mưa. Bên cạnh đó, để phòng ngừa những biến động về thời tiết như nắng, mưa,…. ban tổ chức có thể chuẩn bị thêm các phụ kiện như áo mưa, ô, dù,… Điều này giúp chúng ta hạn chế những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời.
Chú ý vấn đề vệ sinh và an ninh cho sự kiện
Vấn đề vệ sinh và an ninh là điều cần lưu ý thứ ba trong việc tổ chức sự kiện ngoài trời. Chúng ta nên chuẩn bị hoặc hợp tác với những đơn vị vệ sinh sự kiện nếu cần thiết. Ngoài ra, ban tổ chức cần bố trí các thùng rác, túi đựng rác và nơi tập kết rác để đảm bảo vệ sinh cho sự kiện.
Cùng với vệ sinh thì an ninh cũng là yếu tố cần đảm bảo tối đa xuyên suốt quá trình diễn ra sự kiện ngoài trời. Do đó, chúng ta cần thuê đội an ninh để đảm bảo an toàn cho sự kiện. Đây cũng là việc giúp tăng chất lượng và tính chuyên nghiệp cho chương trình đó.
Cách tổ chức sự kiện ngoài trời thành công
Bên cạnh những kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện ở trên, chúng ta cũng cần phải nắm quy trình thực hiện cho sự kiện ngoài trời như sau:
Lên ý tưởng và theme cho sự kiện ngoài trời
Việc đầu tiên sau khi tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, đơn vị tổ chức sự kiện cần xây dựng ý tưởng cho sự kiện. Ý tưởng sẽ là tiền đề giúp cho việc thực hiện kế hoạch sau này trơn tru và dễ dàng hơn. Khi lên ý tưởng cho sự kiện ngoài trời, chúng ta cần cân nhắc đến kinh phí, yêu cầu của khách hàng. Sau khi hình thành nên ý tưởng, ban tổ chức sẽ tiến hành xây dựng chủ đề cho sự kiện ngoài trời.
Thời gian và địa điểm diễn ra cụ thể như thế nào?
Khi đã có được ý tưởng và chủ đề, bước tiếp theo mọi người cần làm là xác định thời gian và địa điểm tổ chức cụ thể.
Với địa điểm tổ chức, đơn vị cần lựa chọn vị trí phù hợp với mục đích của sự kiện. Đồng thời, thời gian cũng là yếu tố quan trọng không kém. Một số gợi ý về thời gian cho mọi người như sau: Nếu sự kiện ngoài trời đó là sự kiện khai trương thì nên tổ chức vào buổi sáng vì khi đó có nhiều người trên đường, sự kiện dễ thu hút họ. Ngược lại, nếu là sự kiện về tất niên thì chúng ta nên cân nhắc tổ chức vào tối hoặc cuối tuần bởi đó là thời gian mà khách mời dễ dàng sắp xếp tham dự.
Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời chi tiết
Đây là bước không thể nào thiếu trong quá trình tổ chức sự kiện truyền thông. Việc xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện ngoài trời chi tiết giúp đơn vị thực hiện dễ dàng phân chia công việc phù hợp, kiểm soát và giám sát các đầu công việc, đảm bảo chúng được thực hiện đúng tiến độ.
Chuẩn bị sự kiện
Chuẩn bị sự kiện là bước thực hiện ý tưởng trên kịch bản thành thật. Một số công việc cần làm trong bước này đó chính là trang trí sự kiện, lắp ráp hệ thống âm thanh, ánh sáng. Đặc biệt, người giám sát cần chú ý xem có sự cố gì phải báo lại để cùng nhau đưa ra phương hướng giải quyết, thay thế phù hợp.
Tổng dợt chương trình
Tổng dợt được xem là bước kiểm tra tổng thể của sự kiện ngoài trời cuối cùng trước khi chương trình diễn ra. Đồng thời, việc tổng dợt còn giúp chúng ta đáng giá được sự kiện đã thực hiện được bao nhiêu so với kế hoạch ban đầu.
Dọn dẹp địa điểm và thống kê kết quả
Sau khi sự kiện kết thúc, chúng ta vẫn còn một số công việc cần thực hiện như dọn dẹp địa điểm, thanh toán hoàn tất hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, bàn giao dụng cụ thuê sử dụng. Cuối cùng là các bộ phận nên thực hiện một bản báo cáo, đánh giá tổ chức sự kiện vừa qua.
Bài viết trên đây chia sẻ cho các bạn một số kinh nghiệm và các vấn đề về việc tổ chức sự kiện ngoài trời. Hy vọng bài viết là nguồn tham khảo hữu ích để mọi người có thể thực hiện một sự kiện ngoài trời thành công.
BÀI VIẾT MỚI