Gợi ý mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Checklist sự kiện là gì? Khi lập checklist công việc tổ chức sự kiện công ty cần cân nhắc những vấn đề gì? Click xem ngay để được giải đáp cụ thể!

Để tổ chức một chương trình cần nhiều công đoạn khác nhau và có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau. Do vậy nhằm thể hiện các đầu công việc, hạng mục cần thực hiện thì chúng ta nên lập một bảng checklist sự kiện.Vậy checklist tổ chức sự kiện là gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết này nhé!

Checklist tổ chức sự kiện là gì?

Checklist sự kiện là một danh sách các công việc cụ thể cần thực hiện trong quá trình tổ chức sự kiện. Trong mỗi mẫu checklist công việc gồm nhóm hoặc danh mục công việc. Tiếp đến là các đề mục, lịch trình và tình trạng thực hiện công việc.

Mục đích của việc xây dựng checklist công việc tổ chức sự kiện là để các điều phối nhân sự dễ dàng quản lý và đánh giá quá trình thực hiện công việc của nhau và của bản thân.

Những thông tin cần có trong checklist công việc tổ chức sự kiện

Dưới đây là những đầu mục công việc cần có trong một mẫu checklist sự kiện cơ bản.

Địa điểm tổ chức sự kiện

Đây là một trong những điều không thể thiếu trong checklist tổ chức sự kiện. Chúng ta cần tiến hành khảo sát vị trí sẽ tổ chức chương trình có phù hợp với số lượng khách mời hay không. Ngoài ra việc này cũng để đội ngũ xem xét khu vực setup sân khấu phù hợp.

Khảo sát địa điểm là yếu tố không thể thiếu trong checklist công việc tổ chức sự kiện công ty

Thời gian và thời lượng cho chương trình

Sau khi đã thống nhất về thời gian chương trình diễn ra, đơn vị tổ chức sự kiện bắt đầu thực hiện timeline và deadline cho từng mục công việc cụ thể.

Công việc cần thực hiện cho từng bộ phận

Tiếp theo trong mẫu checklist tổ chức sự kiện là những công việc quan trọng cho từng team phụ trách. Chúng ta nên chia nhỏ từng đầu việc sẽ tăng mức độ hoàn thiện dự án. Đồng thời mỗi team có những thế mạnh riêng nên khi chia việc cho từng team sẽ giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu suất cao.

Mỗi bộ phận đều có đầu mục công việc riêng bên trong checklist sự kiện

Các sản phẩm trang trí

Mỗi khách hàng sẽ có ý tưởng và quyết định trang trí khác nhau do đó khi tạo checklist tổ chức sự kiện chúng ta có những đầu mục theo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, về cơ bản trong checklist sự kiện cần có những mục về ấn phẩm trang trí sau:

• Sản phẩm in ấn backdrop, banner, standee, voucher, giấy mời.
• Các vật phẩm trang trí: Bóng bay, hoa trang trí, hoa tặng đại biểu, hoa bàn đại biểu.
• Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ bảo vệ, thẻ ra vào khu vực tổ chức sự kiện,…
• Hệ thống biển hiệu, biển chỉ dẫn,…

Nhân sự trong chương trình

Các nhân sự bắt buộc có mặt trong sự kiện như:

• Dẫn chương trình: Hẹn MC để thống nhất về nội dung kịch bản, thời gian duyệt chương trình và trang phục phù hợp với sự kiện.
• Lễ tân: Nhiệm vụ của bộ phận này là hỗ trợ xác nhận khách mời và đón khách.
• Quay phim, chụp ảnh sự kiện: Đội ngũ này sẽ được quản lý sắp xếp vị trí hợp lý để có thể bắt được những khoảnh khắc đẹp trong sự kiện.
• Đội ngũ hậu cần: Công việc của các nhân viên hậu cần là hỗ trợ những bộ phận khác hoàn thành các công việc trong chương trình do đó đây là một trong những vị trí quan trọng và lúc nào cũng phải có mặt trong mẫu checklist sự kiện.
• Ca sĩ, nhóm nhảy: Trong các sự kiện không thể thiếu các tiết mục văn nghệ vì thế nguồn nhân lực này cũng không thể thiếu.

Hệ thống khu vực sân khấu

Để đảm bảo hạn chế các sự cố khi chương trình diễn ra, chúng ta cần liệt kê những thiết bị sau vào checklist sự kiện nhằm chú ý và kiểm tra kỹ trước khi sự kiện bắt đầu.

• Hệ thống âm thanh ánh sáng phục vụ chương trình.
• Máy chiếu.
• Màn hình LED.
• Micro có dây, không dây và dự phòng.
• Loa, ampli.

Công việc tiếp theo là kiểm tra kỹ càng các hiệu ứng sân khấu

Các giấy phép cần thiết

Việc tổ chức sự kiện cũng cần sự cho phép thế nên trước khi bắt đầu chuẩn bị cho dự án, chúng ta cần phải xin giấy phép tổ chức sự kiện của sở văn hóa và các giấy phép liên quan như: Giao thông liên quan đến khu vực đỗ xe, phòng cháy chữa cháy,…

Quà tặng chương trình

Trong chương trình sự kiện luôn có minigame vì thế đội ngũ luôn phải chuẩn bị đầy đủ số phần quà cho khách hàng may mắn.

Số điện thoại phòng rủi ro

Trong mẫu checklist sự kiện luôn phải có các đầu mục cho những tình huống dự phòng. Các số điện thoại liên quan đến cấp cứu, cứu hỏa, an ninh trật tự. Việc chuẩn bị này giúp ban tổ chức hạn chế khó khăn khi sự cố xảy ra.

2 Mẫu timeline checklist sự kiện thường gặp nhất

Trong mục này bạn sẽ được cung cấp thông tin về 2 mẫu timeline checklist công việc được ưa chuộng nhất.

Timeline Single-Task

Timeline Single-Task là hình thức timeline tương đối đơn giản. Loại này thường dùng thể hiện những đầu công việc cụ thể trong sự kiện. Ngoài ra mẫu timeline này có thể dùng nhiều lần cho những sự kiện mang tính lặp lại.

Mẫu Timeline Single-Task khi tổ chức sự kiện

Timeline Multi-Task

Timeline Multi-Task là sự kết hợp của các Timeline Single-Task. Bởi trong một dự án sẽ có nhiều nhiệm vụ phải thực hiện song song và mỗi công việc phải có deadline riêng.

Chúng ta cần phối hợp các công việc toàn diện để Timeline Multi-task chặt chẽ, người đọc tiếp cận dễ dàng, không bị “rối mắt”.

Timeline Multi-Task là sự kết hợp các công việc của nhiều bộ phận khác nhau trong dự án

Lưu ý khi làm checklist công việc tổ chức sự kiện

Khi tiến hành lập mẫu checklist sự kiện chúng ta cần chú ý một số vấn đề sau:

• Nên lưu mẫu checklist công việc tổ chức sự kiện công ty để có thể áp dụng cho những lần khác.
• Sử dụng các phần mềm hỗ trợ để việc lên  checklist tổ chức hội thảo dễ dàng hơn.
• Chỉnh sửa bố cục rõ ràng, dễ nhìn để các thành viên dễ dàng theo dõi.

Bài viết trên tổng hợp tất cả những thông tin cần có trong checklist sự kiện. Với nội dung trên hy vọng sẽ giúp ích các bạn đang trong ngành tổ chức sự kiện và những khách hàng chưa có kinh nghiệm.