Cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện thông qua mô hình 5W

Cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện thông qua mô hình 5W tuy là bình cũ nhưng mà rượu mới, người tổ chức sẽ dễ tạo được điểm nhấn cho khách mời tham dự. 

Cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo với mô hình câu hỏi 5W. Chỉ cần theo sát quy trình 5W này, việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện để gây ấn tượng với khách mời sẽ không hề khó như bạn nghĩ! Hãy cùng tìm hiểu 5W đó là gì trong bài viết sau đây:

Ý tưởng tổ chức sự kiện là gì?

Ý tưởng tổ chức sự kiện như là nền móng của một ngôi nhà để bạn có thể sáng tạo và xây dựng kế hoạch tổ chức chương trình trên những ý tưởng đấy. Đây được xem là “linh hồn” của sự kiện, hỗ trợ bạn truyền tải thông điệp tốt hơn đến khách mời, tăng khả năng nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp.

Một sự kiện thành công là sự kiện có ý tưởng thu hút được sự quan tâm của người tham dự. Chính vì thế, nhà tổ chức sự kiện cần phải phân tích và thực hiện ý tưởng một cách hệ thống để đạt được chất lượng chương trình tốt nhất.

Tại sao cần phải lên ý tưởng tổ chức sự kiện?

Việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện chính là yếu tố để cho các doanh nghiệp, cá nhân quản lý và thực hiện một chương trình diễn ra thành công.

• Nắm rõ thông điệp để xây dựng nội dung chương trình

Nhờ có ý tưởng tổ chức sự kiện đơn vị có thể quản lý từ nội dung, hình ảnh đến trang trí sẽ sát với ý của thông điệp nhất. Từ đấy có thể tạo được điểm nhấn cho khách mời tham dự, tránh gây lan man, khó hiểu cho họ.

• Tránh xảy ra các sự cố khi sự kiện diễn ra

Đây chính là lợi ích phù hợp nhất cho các công ty, bởi giảm thiểu rủi ro chính là chìa khoá cho họ có thể thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp dễ dàng rà soát và phát hiện các vấn đề có thể xảy ra khi chương trình đang diễn ra, từ đó sẽ có các giải pháp khắc phục sớm.

• Tạo ấn tượng với khách mời

Một ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo chính là chìa khóa thu hút sự quan tâm của người tham dự. Một sự kiện với ý tưởng tổ chức nhàm chán chắc chắn sẽ tạo cho người dùng cảm giác không đủ độc đáo và thỏa mãn họ.

Điều này dẫn đến họ sẽ không chú ý đến nội dung của chương trình và kết quả sự kiện được diễn ra không mang lại giá trị nào cho doanh nghiệp cả.

• Thể hiện quy trình làm việc chuyên nghiệp của tổ chức

Là một doanh nghiệp được khách hàng tin tưởng sử dụng dịch vụ thì bạn nên có trách nhiệm hoàn thành công việc chỉnh chu và tránh sai sót nhất. 

Sự kiện diễn ra càng thành công, sẽ càng gây được tiếng vang lớn và lan tỏa thông điệp tới nhiều người hơn. Từ đó sẽ tạo nên tiếng vang cũng như độ nhận diện thương hiệu của công ty. 

Cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện qua dạng câu hỏi 5W

Để có thể hình thành lên những ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo, đòi hỏi bạn và team của mình phải tìm ra các ý tưởng đang trending (phổ biến) hiện nay, động não để sáng tạo ra những ý tưởng có thể gây ấn tượng trong sự kiện.

Cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện thông qua một mô hình khá phổ biến và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng, áp dụng trên các sự kiện lớn của họ. Đó chính là mô hình 5 câu hỏi Why, Who, When, Where và What.

• (Why): Lý do tổ chức sự kiện là gì?

Bạn phải cần xác định lý do tổ chức sự kiện với mục đích gì? Điều này sẽ nói lên tầm quan trọng và mục tiêu của việc tổ chức sự kiện.

Bên cạnh đó, xác định lý do tổ chức sự kiện cũng chính là nhận diện loại hình sự kiện được tổ chức. Bởi mỗi sự kiện sẽ có một tính chất, yêu cầu riêng nên xác định loại hình sự kiện cũng là một trong những bước ban đầu để lên ý tưởng tổ chức sự kiện.

Nếu không có mục tiêu rõ ràng khi lên tổ chức sự kiện, bạn sẽ lãng phí thời gian, tiền bạc và nguồn lực cũng như công sức của mọi người.  

• (Who): Đối tượng tham dự là ai?

Sau khi đã xác định được lý do tổ chức sự kiện, việc tiếp theo bạn cần biết những bên liên quan đến sự kiện từ ban tổ chức, quản lý, nhân sự và không thể không xác định đối tượng khách mời sẽ phù hợp tham gia sự kiện.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý đến nhóm khách mời bên ngoài như báo chí, các celebs được mời biểu diễn,… việc làm này sẽ cho thấy từ việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện đến khi thực hiện đều được đơn vị triển khai và quản lý chuyên nghiệp, tạo ấn tượng với khách mời.

• (When): Chương trình diễn ra khi nào?

Khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện, bạn cần xác định thời gian chương trình sẽ diễn ra để có thể lên kế hoạch tổ chức và thực hiện trước khi sự kiện bắt đầu. Người tổ chức cần nghiên cứu và đảm bảo khả năng hoàn thiện các hạng mục cần có trong sự kiện, từ đó sẽ phân bổ thời gian sẽ tập trung vào mảng nào.

Ngoài ra, bạn cũng cần coi thử thời gian tổ chức có bị trùng với các sự kiện khác diễn ra hay không, đồng thời xem tình hình thời tiết tại đó có thuận lợi để chương trình diễn ra trọn vẹn không.

Nếu bỏ qua bước này trong khi lên ý tưởng tổ chức sự kiện, rủi ro dành cho sự kiện là rất cao. Bởi nếu không xác định thời điểm sự kiện diễn ra phù hợp sẽ làm ảnh hưởng tới chất lượng chương trình có thể bị gián đoạn, ngoài ra lựa chọn khung giờ tổ chức sự kiện phù hợp còn giúp khách mời có thể sắp xếp tham dự đông đủ và đạt mục tiêu số lượng tham dự của doanh nghiệp.

• (Where): Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?

Trước khi trả lời cho câu hỏi này, bạn cần xác định loại hình sự kiện muốn diễn ra trong nhà hay ngoài trời? Đây là một câu hỏi rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến việc thiết kế sân khấu và xác định số lượng người tham dự sự kiện. 

Ở bước này, việc lựa chọn địa điểm tổ chức cần cân bằng giữa nhu cầu của cá nhân tổ chức, sự tiện lợi của khách mời, chi phí và di chuyển. 

Bởi nếu như trước khi chương trình chính thức diễn ra, việc tạo điểm nhấn về quy mô tổ chức hoành tráng sẽ làm khách mời tham dự không bỏ lỡ sự kiện và mang lại thành công cho chương trình.

• (What): Bạn cần làm những gì cho sự kiện?

Sau cùng, bạn cần phải nắm rõ cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện. Từ đó sẽ bắt đầu triển khai thành một quy trình từ bắt đầu đến khi kết thúc sự kiện. Việc làm này sẽ giúp bạn có thể quản lý chương trình kỹ lưỡng nhất và theo trình tự, tránh xảy ra các sự cố ngoài ý muốn.

Đặc trưng của các sự kiện thường sẽ có rất nhiều doanh nghiệp, đơn vị đối tác do đó, người tổ chức cần biết phải làm những gì để mang lại chất lượng chương trình tốt nhất, thể hiện sự chuyên nghiệp của mình trước khách mời. Có như thế sẽ tạo được độ tin cậy hợp tác lâu dài.

Một số ý tưởng sự kiện độc đáo

Sau khi đã biết được cách lên ý tưởng tổ chức một sự kiện chỉn chu, thì sau đây chúng tôi giới thiệu với bạn một số ý tưởng sự kiện gây ấn tượng với khách mời:

• Ý tưởng tổ chức sự kiện sinh nhật

• Ý tưởng tổ chức sự kiện giáng sinh

• Ý tưởng tổ chức sự kiện tất niên

• Ý tưởng tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Trên đây là cách lên ý tưởng tổ chức sự kiện theo mô hình 5W mà có thể bất kỳ đơn vị nào cũng cần phải biết để có thể lên dẫn dắt chương trình đi đến thành công và tạo tiếng vang lớn.