Tổng hợp các cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết ✔️ Gợi ý mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện hay nhất ✔️ Click ngay để hiểu rõ kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện.
Đối với người mới chập chững vào nghề, cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một điều vô cùng khó khăn. Thế nên bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện, đừng bỏ lỡ nhé!
Quy trình làm bản kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Các bước tổ chức sự kiện cần phải chuẩn bị kỹ càng từ lúc bắt đầu thực hiện đến khi nghiệm thu. Thế nên chúng ta cần lập một bản kế hoạch tổ chức sự kiện cẩn thận để nó diễn ra một cách trơn tru, hiệu quả.
Xác định mục tiêu
Việc đầu tiên của chúng ta khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện là phải xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp và lựa chọn loại hình tổ chức phù hợp như tổ chức hội thảo, hội nghị, sự kiện ra mắt,… . Đồng thời, nhờ điều này thì người xây dựng plan mới có thể tạo ra biểu mẫu tổ chức sự kiện đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Lựa chọn chủ đề
Bước tiếp theo trong cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện là việc lựa chọn chủ đề. Một ý tưởng chủ đề tốt sẽ mang hiệu quả truyền thông và tạo ấn tượng mạnh cho sự kiện đó. Thế nên khi xây dựng chủ đề chúng ta cần lưu ý những điều sau để đạt hiệu quả là:
- Truyền tải được thông điệp mong muốn.
- Ý tưởng sáng tạo, có sự khác biệt.
- Phù hợp với đối tượng khách mời.
- Liên quan đến thương hiệu hoặc sản phẩm dịch vụ của công ty.
Xác định thời gian – địa điểm
Xác định thời gian và địa điểm là bước không thể thiếu trong cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Sau khi “chốt” được những yếu tố trên, chúng ta cần lựa chọn khung giờ thích hợp nhất để sự kiện diễn ra.
Song song với việc quyết định thời gian tổ chức, mọi người phải tiến hành khảo sát và tìm địa điểm phù hợp với đối tượng tham gia và mục đích của sự kiện. Khi lựa chọn địa điểm các bạn nên ưu tiên những vị trí thuận tiện về giao thông, đầy đủ tiện ích, không gian rộng rãi,…
Xây dựng kịch bản – Timeline chương trình
Một trong những yếu tố tạo nên sự thành công trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện là việc xây dựng kịch bản. Người lên kịch bản cần chú ý nội dung bên trong phải đủ các ý chính và phù hợp với chủ để chương trình. Đồng thời, khi xây dựng kịch bản ta nên các chi tiết độc đáo để tạo ấn tượng cho khán giả và là điểm nhấn cho sự kiện.
Kịch bản, timeline càng chi tiết, tỷ lệ chương trình diễn ra thuận lợi càng cao!
Lên danh sách khách tham dự sự kiện
Khi lên danh sách khách mời, chúng ta nên lưu ý nội dung của sự kiện là gì để từ đó khoanh vùng và lựa chọn đối tượng được mời phù hợp. Sau khi xác định được số lượng và người cụ thể, chúng ta tiến hành gửi thiệp hoặc lời mời sớm cho họ có thể sắp xếp công việc để tham dự sự kiện.
Chuẩn bị thiết bị và nhân sự hỗ trợ
Khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện, các bạn hãy xem xét và lựa chọn bổ sung nhân sự, mặt hàng khi cần thiết. Một số yếu tố cần lưu ý như:
- Nhân sự: MC, tiếp tân, nhân viên, hậu cần,…
- Thiết bị: Máy móc quay chụp, ánh sáng, bàn ghế,…
- Vật dụng: Giấy, bút, bảng tên,…
- Dịch vụ: Ăn uống, phương tiện đi lại, khu vực đỗ xe,…
Hình ảnh và ấn phẩm
Hình ảnh, ấn phẩm phải đẹp mắt và phù hợp với chủ đề của sự kiện. Các thành phẩm có thể là banner, thiệp mời, tờ rơi, quà lưu niệm,…
Kế hoạch truyền thông sau sự kiện
Trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện phải bao gồm bước xây dựng kế hoạch truyền thông. Để chương trình được nhiều người biết đến, chúng ta cần quảng bá nó đến với công chúng. Một số hình thức truyền thông phổ biến hiện nay như:
- Quảng cáo trên các trang mạng xã hội: Facebook, Instagram,…
- Marketing qua email, thư điện tử, tờ rơi, poster,…
- Quảng bá qua phương tiện truyền hình, báo chí,…
Dự trù kinh phí cho plan tổ chức sự kiện
Khi lên kinh phí cho sự kiện, ta nên liệt kê danh sách những hạng mục, thiết bị cụ thể cần phải chi trả để phân bổ ngân sách hợp lý. Bên cạnh đó, các bạn cũng cần thêm mục chi phí dự trù phòng trường hợp phát sinh. Bởi không một sự kiện nào có thể tiêu vừa vặn số tiền đã đề ra từ ban đầu mà luôn có những tình huống phát sinh bất ngờ.
Xây dựng phương án dự phòng và quản lý rủi ro
Như đã nói ở trên, một sự kiện luôn có những tình huống xảy ra hong ngờ đến do vậy ở biểu mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện luôn phải có phương án xử lý dự phòng cho nó.
Đo lường và đánh giá hiệu quả công việc
Bước cuối cùng trong cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện chính là đo lường hiệu suất, chất lượng công việc. Đồng thời, nhìn nhận những vấn đề và rút kinh nghiệm cho những chương trình sau.
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện điển hình nhất
Mọi người có thể tham khảo mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện dưới đây để dễ dàng hình dung hơn nhé!
Lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Mỗi người sẽ có cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau nhưng chúng ta cần lưu ý những điểm chung sau:
- Chuẩn bị kĩ địa điểm tổ chức sự kiện: Nên tiến hành khảo sát và đặt chỗ trước, tránh trường hợp bị thuê mất hoặc sức chứa không đủ với số lượng khách mời.
- Các vấn đề liên quan đến MC: Chúng ta cần chú ý chọn lựa người dẫn chương trình có kinh nghiệm và phù hợp với sự kiện,…
- Hệ thống máy móc, thiết bị: Đơn vị thực hiện tổ chức sự kiện cần kiểm tra và chạy thử trước khi chính thức sự kiện diễn ra chính thức.
- Phối hợp giữa các bộ phận làm chương trình: Điều phối viên cần quản lý và theo dõi từng bước tổ chức sự kiện để đảm bảo công việc của mọi người phối hợp với nhau nhịp nhàng nhất.
Bài viết này cung cấp tổng quan về cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Đồng thời, nó giúp mọi người hiểu kế hoạch tổ chức sự kiện là gì. Mong rằng với lượng thông tin cung cấp ở trên có thể giúp mọi người lập bản kế hoạch hoàn hảo.
BÀI VIẾT MỚI