Hướng dẫn các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ấn tượng

Kế hoạch tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một hoạt động đòi hỏi phải có sự tham gia của nhiều Ekip. Vậy để một sự kiện diễn ra trơn tru thì đòi hỏi phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, và kế hoạch tổ chức sự kiện cũng nằm trong đó. Cùng JURO điểm qua các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ấn tượng nhất nhé!

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ấn tượng

Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện 

Mỗi loại hình sự kiện đều hướng đến một mục đích khác nhau. Hiện nay có rất nhiều loại hình sự kiện phổ biến có thể kể đến như: Sự kiện ra mắt sản phẩm, sự kiện khánh thành, kỷ niệm, các lễ hội âm nhạc,… Vậy nên muốn tổ chức sự kiện thành công trước tiên bạn cần xác định được loại hình sự kiện và mục đích mục tiêu của sự kiện. Từ đó lên kế hoạch triển khai các phần khác của sự kiện

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ấn tượng – Xác định đối tượng

Việc khoanh vùng và xác định các đối tượng tham gia sự kiện đóng vai trò rất quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra khi tổ chức sự kiện. Tranh tập được việc tập trung nguồn lực vào thời gian vào các yếu tố bên lề.

Xây dựng thông điệp

Thông điệp có thể gọi là linh hồn của sự kiện, mọi hoạt động của sự kiện diễn ra đều nhằm làm nổi bật lên thông điệp sự kiện. Một thông điệp ý nghĩa không chỉ tạo nên điểm nhấn cho sự kiện mà còn ghi được dấu ấn tốt đẹp trong mắt khách hàng.

Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Một kế hoạch sự kiện chỉn chu chắc chắn không thể thiếu đi thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện. Thời gian diễn ra sự kiện cần được ấn định vào khung giờ phù hợp với đối tượng khách mời. Ưu tiên thời điểm diễn ra sự kiện vào những ngày cuối tuần để khách mời có thể dễ dàng sắp xếp được thời gian.

Địa điểm tổ chức sự kiện cần rộng rãi, có đủ sức chứa dành cho khách mời. Nếu như sự kiện diễn ra ngoài trời thì cần có phương án để ứng phó với các yếu tố về thời tiết.

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ấn tượng – Xây dựng kịch bản

Một kế hoạch sự kiện hoàn hảo chắc chắn không thể thiếu đi kịch bản chi tiết và timeline chương trình.

Kịch bản chương trình thể hiện nội dung chi tiết của chương trình, người phụ trách, âm thanh, ánh sáng,…

Timeline là thời gian diễn ra các phần chính của sự kiện, thường được chia làm ba phần chính khai mạc, diễn ra chương trình và bế mạc.

Lập kế hoạch truyền thông

Truyền thông cho sự kiện là một bước không thể thiếu để đưa sự kiện đến gần hơn với công chúng. Truyền thông cho sự kiện gồm 3 bước: Truyền thông trước sự kiện, truyền thông trong sự kiện và truyền thông sau sự kiện. Hãy biết khai thác và tận dụng tối đa nền tảng mạng xã hội như Facebook, Youtube, Instagram vì truyền thông ở đây hoàn toàn miễn phí.

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ấn tượng – Quản lý ngân sách

Trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần đưa ra giới hạn ngân sách có thể chi cho sự kiện đó. Và phần ngân sách này cần phải bao gồm chi phí cho những tình huống phát sinh. Một đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đưa ra những gói dịch vụ hợp lý với chi phí trọn gói sẽ dễ dàng trong việc quản lý ngân sách hơn.

Tổng kết, báo cáo kết quả sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc cần phải có bản báo cáo kết quả sự kiện. Trong bản báo cáo cần phải ghi lại những phản hồi của khách hàng, các rủi ro phát sinh khi tổ chức sự kiện, và cách khắc phục khi gặp phải tình trạng đó. Dựa vào bản báo báo này mà rút kinh nghiệm cho các sự kiện sau này tránh mắc phải những lỗi tương tự.

Cùng JURO nắm vững các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện kể trên để tổ chức những sự kiện thành công, chuyên nghiệp và hoàn hảo nhất nhé!