Thành phần nhân sự trong ban tổ chức sự kiện gồm những ai?

Ban tổ chức sự kiện gồm những ai? Tại sao cần phải bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện? Chi tiết trong bài viết này, click vào đường link để xem ngay.👆👆

Câu hỏi đầu tiên được đặt ra khi lên kế hoạch công việc cho sự kiện là “Ban tổ chức sự kiện gồm những ai?”. Để một chương trình thành công, chúng ta không thể không nói đến vai trò của việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện. Vậy đó là gì chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé! 

Ekip tổ chức sự kiện là gì?

Ekip tổ chức sự kiện là một nhóm có nhiều thành viên mà ở đó mỗi người đều có chuyên môn, kiến thức và phụ trách từng phần công việc trong sự kiện.

Mỗi người trong ekip tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận các hoạt động công việc đúng với chuyên môn của mình và đảm bảo sự kiện diễn ra trôi chảy, theo như kế hoạch đã được thống nhất.

Các nhân sự được bố trí trong chương trình có thể là nhân viên trong công ty hoặc họ là cộng tác viên thuê ngoài nhưng có thể đảm nhận tốt công việc để chương trình được thực hiện một cách hiệu quả.

Vai trò của việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện

Tiếp theo, để giải đáp cho câu hỏi “ban tổ chức sự kiện gồm những ai?” thì chúng ta cần phải biết được vai trò của việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện nghĩa là gì. Vì sao nó lại quan trọng đến vậy? Dưới đây là những lí do:

• Bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện giúp đơn vị thực hiện có thể kiểm soát và phân bổ đều các công việc hợp lý, đúng với kế hoạch.
• Mỗi vị trí công việc sau khi đã được phân công sẽ được đảm bảo tiến độ, giúp cho bản checklist sự kiện hoàn thành nhanh chóng.
• Tùy vào kinh nghiệm của từng thành viên mà phía ban tổ chức sẽ sắp xếp vị trí phù hợp để đảm đảm bảo rằng họ có thể giải quyết và thực hiện tốt các công việc được giao.

Ban tổ chức sự kiện gồm những ai?

Ban tổ chức sự kiện gồm những ai? Có những vị trí gì trong ekip tổ chức sự kiện? Dưới đây là những vị trí quan trọng cần có trong hệ thống ekip tổ chức sự kiện.

Project Coordinator/Leader – Điều phối sự kiện

Điều phối sự kiện là người ở vị trí hàng đầu, có quyền trọng cao nhất trong hệ thống ekip tổ chức sự kiện. Những người này có vai trò rất quan trọng trong đội ngũ nhân sự bởi họ có trách nhiệm phải điều phối các bộ phận bên dưới thực hiện theo đúng công việc và tiến độ được giao.

Người điều phối sự kiện cần phải có nhiều kinh nghiệm trong ngành đồng thời họ phải có các kỹ năng như truyền đạt thông tin, tổ chức, sắp xếp công việc hợp lý và có khả năng quan sát, nhạy bén trong việc xử lý vấn đề. Vậy nên, ở vị trí này họ thường chịu nhiều áp lực bởi khối lượng công việc lớn và chịu trách nhiệm về nhiều mặt.

Event Planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

Khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện thì vị trí Planner cũng quan trọng không kém. Nhiệm vụ của người lên kế hoạch tổ chức sự kiện là phải xây dựng một plan tổng thể từ việc quyết định địa điểm, thời gian, logistic,… cho chương trình. 

Các Event Planner phải có kỹ năng truyền tải tốt cả viết và nói để khi trình bày có thể cho Leader hình dung được ý tưởng để bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện phù hợp.

Account Manager/Executive – Quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng là vị trí cầu nối giữa khách hàng và đơn vị. Các thành viên nắm giữ vị trí này phải là những người chuyên nghiệp, lịch thiệp, kiên nhẫn. Nhân viên ở vị trí này có trọng trách xử lý những vấn đề với khách hàng sao cho độ hài lòng của họ luôn ở mức cao.

Event Executive – Nhân viên hỗ trợ sự kiện

Khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện, người phân công không thế thiếu nhân viên ở vị trí này. Mặc dù trọng trách của Event Executive không nặng nề nhưng một sự kiện nếu thiếu đi nhóm người này sẽ khiến các khâu thực hiện bị ảnh hưởng do không đủ năng lực.

Vị trí này là một trong những nhóm nhân sự có số lượng đông nhất trong quá trình tổ chức. Công việc hỗ trợ không đòi hỏi quá nhiều kinh nghiệm và chuyên môn nhưng đòi hỏi các thành viên phải luôn tập trung để lắng nghe chỉ đạo của cấp trên.

Director – Đạo diễn sự kiện

Director sẽ là người giám sát chất lượng nghệ thuật chung của quá trình sản xuất tổ chức sự kiện. Đồng thời, những người này sẽ đảm nhiệm kiểm tra ngân sách và quản lý sản xuất giữa các bộ phận thiết kế.

Stage Manager – Quản lý sân khấu

Stage Manager có nhiệm vụ điều phối và quản lý toàn bộ công việc ở khu vực sân khấu. Vai trò của vị trí này trong ekip tổ chức sự kiện là kết hợp với đạo diễn và quản lý để thực hiện các buổi tổng duyệt kỹ thuật, tổng duyệt chương trình.

Bên cạnh đó, người quản lý sân khấu có trách nhiệm đảm bảo quá trình vận chuyển, sử dụng, bảo quản các đạo cụ, phục trang,… trong chương trình không bị hỏng hóc và đúng tiến độ thời gian quy định.

Administrator – Quản lý hành chính

Đúng với tên gọi, vị trí quản lý hành chính sẽ lo các vấn đề về chi phí, chính sách và quyền lợi đãi ngộ cho nhân viên. Họ phải phân bổ nguồn lực tài chính trong công ty sao cho hợp lý, tránh lãng phí dẫn đến không thể kiểm soát được.

Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện

Truyền thông là điều không thể thiếu cho một chương trình chính vì thế khi bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện chắc chắn phải có vị trí Marketing. Nhân sự phụ trách vị trí này có nhiệm vụ ghi chép và lưu lại những khoảnh khắc để lên ý tưởng truyền thông cho doanh nghiệp hoặc đối tác sử dụng dịch vụ.

Tùy vào mỗi hình thức và quy mô của chương trình sự kiện mà các nhân sự có thể đảm nhiệm một hoặc nhiều vị trí cùng 1 lúc. Ngoài ra, nếu những vị trí đó không cần thiết cũng sẽ bị lược bỏ bớt. Do vậy, chúng ta cần linh hoạt trong mọi tình huống để đáp ứng tốt yêu cầu của sự kiện.

Bài viết trên đã giải đáp toàn bộ cho câu hỏi: “ban tổ chức sự kiện gồm những ai?”. Rất mong bài viết mang lại kiến thức hữu ích cho các bạn!